Kebenaran Di Balik 10 Mitos E-Signature Umum

Kebenaran Di Balik 10 Mitos E-Signature Umum – Dalam satu dekade terakhir, kita telah melihat betapa cepatnya teknologi berkembang untuk beradaptasi dan bahkan membuka cara kerja baru. Dan khususnya dalam dua tahun terakhir, saat kami berjuang melawan pandemi COVID-19 pada tahun 2020, teknologi telah beradaptasi lebih cepat untuk membantu kami merangkul pekerjaan jarak jauh dan hybrid, yang mengarah ke normalisasi fungsi seperti konferensi video atau tanda tangan elektronik.

Kebenaran Di Balik 10 Mitos E-Signature Umum

signaturebar – Dan dengan teknologi baru apa pun yang membantu kita meningkatkan cara kita bekerja dan berkolaborasi, tidak mengherankan jika beberapa mitos dan kesalahpahaman dapat muncul. Khususnya untuk tanda tangan elektronik, beberapa mungkin muncul, menyebabkan adopsi yang lebih lambat dalam alur kerja bisnis. Apakah Anda bersalah karena memercayai mitos tentang tanda tangan elektronik ini?

Apa Yang Menghentikan Bisnis Mengadopsi Tanda Tangan Elektronik Tanpa Berpikir Dua Kali?

Tanda tangan elektronik adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga alur kerja bisnis Anda tetap stabil tanpa menggunakan sumber daya yang tidak perlu atau membuang waktu yang berharga. Namun, banyak bisnis mungkin khawatir bahwa tanda tangan elektronik tidak asli atau lebih berbahaya daripada tanda tangan palsu. Beberapa orang mungkin percaya bahwa tanda tangan elektronik adalah ilegal dan dapat diakses oleh sembarang orang, membuatnya mudah untuk memalsukan dokumen asli secara langsung. Ini dan beberapa mitos lainnya dapat mempersulit perusahaan untuk memutuskan untuk menyertakan penandatanganan elektronik dalam operasi mereka. Di blog ini, kami ingin melihat mitos-mitos ini dan mulai menyanggahnya. Jadi baca terus untuk menemukan 10 mitos tanda tangan elektronik yang umum dan kebenaran sebenarnya di baliknya.

1. Tanda Tangan Elektronik Bukanlah Ikatan Hukum

“Tanda tangan elektronik adalah ilegal” adalah salah satu mitos tanda tangan elektronik pertama dan paling umum yang mungkin dipercaya beberapa perusahaan. Namun, banyak studi kasus dan pengalaman beberapa perusahaan membuat kita melihat bahwa ini benar-benar mitos. Tanda tangan elektronik telah dianggap legal di beberapa industri sejak lama. Dalam beberapa kasus, Anda hanya perlu membuktikan persetujuan dan niat, mirip dengan tanda tangan kertas lainnya, untuk menguji validitas tanda tangan elektronik.

Baca Juga : 10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum

Dan alat tanda tangan elektronik seperti SigningCloud memungkinkan individu dan bisnis mengumpulkan dan membuat dokumen bertanda tangan yang diakui secara sempurna oleh undang-undang, menjadikannya sumber yang valid dan tepat untuk bisnis di seluruh dunia untuk menandatangani tanda tangan elektronik. E-Signatures In Global and National Commerce (ESIGN) menyatakan bahwa dokumen atau kontrak tidak akan dianggap batal dalam hal keberlakuan, validitas, atau efek hukum dalam bentuk digitalnya. Ini berarti bahwa tanda tangan elektronik dapat diterima untuk ditandatangani, bahkan dokumen yang mengikat secara hukum.

2. Tanda Tangan Elektronik Sulit Diadopsi

Banyak bisnis dan perusahaan percaya bahwa tanda tangan elektronik dapat menjadi tantangan untuk diadopsi di beberapa titik. Tapi ini juga mitos tanda tangan elektronik. Faktanya adalah mengadopsi tanda tangan elektronik dalam bisnis Anda tidak berbeda dengan beradaptasi dengan, katakanlah, aplikasi penyimpanan cloud atau perangkat lunak konferensi video. Jika ada, alat tanda tangan elektronik yang tepat dapat memudahkan karyawan atau mitra mana pun untuk mempelajari cara menandatangani dokumen dan berkolaborasi dengan lebih baik, terutama dengan antarmuka pengguna yang mudah. Di sinilah SigningCloud berguna yaitu mudah digunakan langsung, memiliki template yang dapat disesuaikan untuk memulai lebih cepat, dan memiliki kurva pembelajaran yang rendah untuk mulai digunakan dan diimplementasikan oleh bisnis apa pun. Alat ini sangat sederhana untuk mulai berbagi dengan mitra Anda, sorot area yang membutuhkan tanda tangan di dokumen Anda, lalu bagikan melalui email.

3. Anda Tidak Dapat Memverifikasi Identitas Siapa Yang Menandatangani Dokumen Tersebut

Ini juga salah satu mitos tanda tangan elektronik yang paling umum bahwa Anda tidak dapat memverifikasi penandatangan perjanjian. Ini, bagaimanapun, tidak bisa jauh dari kebenaran. Banyak alat tanda tangan elektronik dilengkapi dengan berbagai cara untuk melacak dan mengautentikasi pengguna yang membuat tanda tangan elektronik mereka dalam sebuah dokumen. Ini mungkin dengan melacak berbagai jenis metadata yang ditautkan ke pengguna tertentu atau melalui jejak audit.

Misalnya, SigningCloud menggunakan sistem eKYC (Know Your Customer) yang tepercaya dan banyak digunakan untuk membantu Anda memverifikasi dan memeriksa setiap orang yang menandatangani dokumen di platform. Sistem ini ada untuk membantu Anda menjaga integritas dokumen Anda dan memverifikasi siapa yang menandatangani kertas digital Anda. Bahkan dari proses pendaftaran di SigningCloud, pengguna akan diminta untuk memverifikasi identitasnya melalui pengenalan wajah, autentikasi microprint, dan cara lainnya. Plus, penanda tangan akan diminta untuk memberikan ID yang valid untuk berhasil mendaftar dan melakukan tanda tangan pada dokumen jika itu tidak cukup.

4. Tanda Tangan Elektronik Anda Harus Menyerupai Tanda Tangan Tulisan Tangan Anda

Tanda tangan elektronik memiliki bobot yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan. Tetap saja, tanda tangan elektronik Anda tidak perlu mencerminkan tanda tangan tulisan tangan Anda yang sebenarnya dengan sempurna. Ini membuatnya lebih fleksibel dan lebih mudah untuk mengelola tanda tangan digital karena Anda tidak perlu memastikan pihak yang menandatangani memiliki perangkat lunak atau gadget khusus untuk ditandatangani dengan tangan. Seperti disebutkan di bagian sebelumnya, ketika persetujuan, bukti, dan maksud terbukti sah pada dokumen yang ditandatangani secara elektronik, itu dianggap mengikat secara hukum di pengadilan. Jadi tulisan tangan dan tulisan tangan tidak menjadi masalah saat Anda mencoba mengadopsi tanda tangan elektronik untuk bisnis Anda.

5. Tanda Tangan Elektronik Tidak Aman

Setiap bisnis mengkhawatirkan keamanan dan ancamannya, karena itu, salah satu mitos tanda tangan elektronik yang umum berkisar pada kurangnya keamanan. Namun, faktanya tanda tangan elektronik bisa lebih aman daripada tanda tangan tulisan tangan, terutama karena adanya data dan jejak audit di balik tanda tangan tersebut. Tanda tangan tulisan tangan dapat dipalsukan, dan Anda tidak akan menjadi lebih bijak. Namun, dengan tanda tangan elektronik, Anda dapat melacak siapa yang menandatangani dokumen tersebut dan menemukan informasi dan data seputar tanda tangan tersebut. Sebagai catatan tambahan, banyak perangkat lunak tanda tangan elektronik seperti SigningCloud dilengkapi dengan fitur enkripsi yang membuat dokumen Anda lebih aman daripada salinan fisik. Anda dapat mengunci dokumen ini dan memastikan hanya pihak terkait yang dapat melihat tanda tangan dan dokumen, menghemat waktu dan sumber daya Anda dengan menjauhkan dokumen sensitif dari pengintaian.

6. Tanda Tangan Elektronik Membutuhkan Keahlian Teknis Yang Signifikan

Tampaknya tanda tangan elektronik sulit untuk digunakan atau diadaptasi, tetapi kenyataannya tidak demikian. Anda atau perusahaan Anda tidak harus menjadi pengadopsi awal teknologi inovatif untuk mulai menggunakan tanda tangan elektronik dalam bisnis Anda. Yang Anda butuhkan hanyalah gadget yang Anda gunakan untuk bekerja, dan Anda akan dapat membuat, menggunakan, menandatangani, dan mengelola dokumen yang ditandatangani secara elektronik dengan mudah. Ini karena perangkat lunak penandatanganan elektronik semuanya dilakukan dari aplikasi. Dengan cara yang sama, Anda mungkin menyiapkan dokumen Word untuk kontrak Anda, lalu menempelkan catatan tempel di tempat yang harus ditandatangani orang. Anda dapat melakukan hal yang sama dengan platform tanda tangan elektronik.

7. Anda Membutuhkan Komputer Untuk Menandatangani

Salah satu mitos tanda tangan elektronik terbesar adalah Anda atau mitra Anda hanya dapat mengakses dan menandatangani dokumen di desktop atau komputer. Meskipun itu mitos yang sangat kuat, itu tidak lagi benar. Manfaat terbesar untuk menggunakantanda tangan elektronik adalah bahwa dokumen dapat diaksesdan ditandatangani secara elektronik di mana saja, di perangkat apa saja. Ini memberi ketenangan pikiran bagi penanda tangan bahwa mereka dapat mengakses dokumen penting dari ponsel, tablet, atau desktop mereka dari jarak jauh, memungkinkan penandatangan untuk menandatangani dan mengirimkan dokumen ke perusahaan dengan cepat.

8. Anda Harus Mengeluarkan Banyak Uang Untuk Tanda Tangan Elektronik

Banyak perusahaan mungkin takut bahwa platform tanda tangan elektronik itu mahal dan hanya menambah biaya tambahan yang bisa mereka hemat. Namun, yang terjadi justru sebaliknya yaitu tanda tangan elektronik sebenarnya dapat menghemat uang bisnis Anda. Saat Anda mengadopsi platform penandatanganan elektronik, Anda dapat menghapus biaya overhead seperti kertas, penanganan dan transportasi dokumen, dan bahkan penyimpanan untuk dokumen fisik. Dengan satu langganan ke platform penandatanganan elektronik, Anda mendapatkan semua ini dengan biaya yang sangat murah untuk mengumpulkan tanda tangan dan memelihara dokumen secara fisik.

9. Beberapa Tanda Tangan Elektronik Tidak Dapat Dikelola

Saat Anda mengadopsi platform tanda tangan elektronik yang tepat, Anda dapat dengan mudah mengelola beberapa tanda tangan elektronik pada dokumen apa pun. Dan lebih dari itu, Anda dapat berkolaborasi pada dokumen ini bahkan sebelum dokumen tersebut siap untuk ditandatangani, menjadikannya lebih efisien dan efektif untuk tim Anda. Anda juga akan merasa tenang mengetahui bahwa setiap penanda tangan akan melalui proses eKYC yang sama untuk memverifikasi dan memvalidasi identitas mereka, menjadikannya pilihan yang lebih aman daripada alternatif lainnya.

10. Tanda Tangan Elektronik Hanyalah Sebuah Tren

Ketika hal-hal baru yang keren seperti alat praktis diperkenalkan, mereka dapat menjadi viral di berbagai platform, terutama online. Namun, biasanya, beberapa dari tren ini mati dan dengan cepat digantikan oleh yang baru saat internet beralih ke hal besar berikutnya. Beberapa perusahaan berpendapat bahwa tanda tangan elektronik akan mengikuti tren serupa. Namun, tidak seperti tren yang cenderung gagal, tanda tangan elektronik adalah masa depan dan masa kini. Mereka memiliki manfaat fungsional untuk bisnis dan perusahaan, terutama saat kita menyesuaikan diri dengan normal baru. Jadi meskipun tren teknologi yang lebih baru dan lebih bersinar di masa depan, perangkat lunak fungsional seperti ini akan selalu mendapat tempat dalam proses bisnis kami.

Kesimpulan

Artikel ini menyebutkan mitos tanda tangan elektronik yang paling umum yang menghentikan bisnis mengadopsi alat bermanfaat ini. Namun, kami berharap, dengan mengungkap fakta seputar mitos tersebut, bisnis Anda bisarangkul tanda tangan elektronik sebagai salah satu cara terbaik untuk merampingkan pekerjaan Andaproses dan meroketnya produktivitas dan keamanan.