10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum

10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum – Lingkungan kerja telah mengalami banyak perubahan bentuk dalam beberapa tahun terakhir, dengan pengaturan ketenagakerjaan jarak jauh dan hibrid sekarang dianggap sebagai norma setelah perubahan pola pikir yang disebabkan oleh pandemi. Banyak organisasi beralih ke tanda tangan elektronik untuk merutekan dan menandatangani dokumen dari jarak jauh.

10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum

signaturebar – Namun, beberapa mungkin masih ragu untuk beralih ke tanda tangan elektronik atau memiliki pertanyaan tentang cara kerja tanda tangan elektronik. Kami membagikan pertanyaan yang paling sering diajukan tentang tanda tangan elektronik, dan tanggapan kami terhadapnya, untuk membantu pengguna lebih memahami teknologi yang mendorong proses kontrak yang lebih nyaman, berkelanjutan, dan efisien.

1. Seberapa mudah menandatangani dokumen di organisasi saya?

Kueri ini bergantung pada sejumlah faktor internal, termasuk teknologi saat ini yang ada, dan jumlah pekerjaan yang masih diselesaikan secara manual. Mereka yang menggunakan proses tradisional, seperti mencetak, mengirim surat, menandatangani, dan memindai salinan kertas, mungkin menganggap proses tersebut tidak perlu membosankan.

Jika pengumpulan tanda tangan manual adalah pendekatan standar organisasi Anda, hal itu kemungkinan membuat prosesnya lebih menantang daripada yang seharusnya. Menggunakan solusi tanda tangan elektronik dapat membantu mempercepat dan menyederhanakan proses, sekaligus menawarkan visibilitas kepada karyawan tentang kemajuan dokumen saat ditandatangani.

2. Mengapa organisasi saya harus mulai menggunakan tanda tangan elektronik?

Manfaat umum penerapan tanda tangan elektronik mencakup peningkatan keamanan, produktivitas, dan kecepatan. Sebagian besar orang yang kami survei melaporkan mengalami lebih dari satu manfaat signifikan, termasuk peningkatan pengalaman pengguna, peningkatan pendapatan, dan dampak lingkungan. Faktanya, 80% dokumen yang dikirim menggunakan DocuSign eSignature diselesaikan dalam waktu kurang dari 24 jam.

3. Bagaimana jika pelanggan saya tidak mau menandatangani secara elektronik?

Untungnya, sebagian besar pelanggan sudah memiliki pengalaman positif dengan tanda tangan elektronik. Pemimpin di bidang ritel, perbankan, real estat, dan industri lainnya telah membuka jalan bagi pengalaman digital tepercaya, membantu pelanggan menerapkan proses yang sederhana dan efisien.

4. Apakah tanda tangan elektronik lebih aman daripada tanda tangan kertas?

Ya. Teknologi ini sangat kuat sehingga telah diterima secara luas di industri dengan standar keamanan paling ketat , termasuk layanan kesehatan, keuangan, dan pemerintahan. Tanda tangan elektronik juga jauh lebih sulit untuk dipalsukan daripada tanda tangan tinta dan kertas karena secara otomatis membuat catatan aktivitas elektronik yang dapat diakses jika diperlukan audit.

5. Bagaimana jika perusahaan saya memiliki peraturan keamanan dan privasi yang ketat?

Jika itu masalahnya, tanda tangan elektronik akan sangat cocok. Platform mereka menawarkan alat yang diperlukan untuk menyesuaikan alur kerja dan mengelola kepatuhan. Alat tanda tangan elektronik juga mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen kepatuhan.

6. Apakah tanda tangan elektronik legal untuk perjanjian yang saya kirim dan tandatangani?

Tanda tangan elektronik telah diakui secara hukum di lebih banyak negara selama beberapa dekade. Tanda tangan elektronik diakui secara hukum di Australia dan disediakan oleh Electronic Transactions Act of 1999 (Cth) (“ETA”) dan peraturan pelaksanaannya, Electronic Transactions Regulations 2000 (Cth) (“ETR”), di tingkat federal sebagaimana serta oleh berbagai undang-undang dan peraturan Negara Bagian dan Wilayah di tingkat lokal.

Undang-undang serupa telah diberlakukan di Inggris dan Uni Eropa. DocuSign mengelola basis data panduan legalitas global terkait undang-undang tanda tangan elektronik.

7. Bisakah kita membeli tanda tangan elektronik?

Mungkin pertanyaan yang lebih baik adalah, dapatkah Anda melewatkannya? Berinvestasi dalam teknologi tanda tangan elektronik dengan cepat mengurangi biaya dan mempercepat waktu untuk memperoleh pendapatan, dengan banyak pengguna melaporkan dampak positif pada laba dalam waktu kurang dari dua tahun.

8. Bisakah saya mengaturnya sendiri?

Saat memilih penyedia tanda tangan elektronik, penting untuk memilih penyedia yang menawarkan pelatihan dan dukungan untuk memastikan penerapan yang berhasil. Dengan sistem yang tepat, sebagian besar pengguna tanda tangan elektronik merasa siap untuk melakukan transisi digital.

9. Apakah alat tanda tangan elektronik dapat terintegrasi dengan alat penting lainnya?

DocuSign menyadari bahwa salah satu strategi terpenting untuk menerapkan solusi tanda tangan elektronik dengan sukses adalah mengintegrasikannya dengan alat yang sudah digunakan orang. Itu sebabnya kami menawarkan lebih dari 350 integrasi, termasuk dengan Microsoft, Salesforce, Zoom, dan Apple.

10. Bagaimana saya bisa membuat atasan saya mendukung adopsi tanda tangan elektronik?

Sebagai permulaan, bagikan informasi yang telah Anda pelajari tentang keamanan dan legalitas tanda tangan elektronik. Selanjutnya, fokuslah pada cara agar tanda tangan elektronik dapat menggantikan langkah-langkah yang sia-sia dalam alur kerja tanda tangan Anda yang sudah ada.

Strategi lain yang bermanfaat adalah berbagi informasi tentang pengalaman yang dialami pengguna tanda tangan elektronik. Mereka memperkirakan bahwa tanda tangan elektronik 45% lebih cepat daripada tanda tangan tinta dan kertas .

Sertifikat Digital untuk Tanda Tangan Elektronik: 5 Hal yang Perlu Anda Ketahui

Sertifikat Digital untuk Tanda Tangan Elektronik: 5 Hal yang Perlu Anda Ketahui – Tanda tangan elektronik telah menjadi bentuk tanda tangan yang diakui secara hukum selama lebih dari dua puluh tahun. Namun, adopsi yang meluas baru dimulai dalam beberapa tahun terakhir. Pada tahun 2021, 95% bisnis melaporkan bahwa mereka telah menggunakan tanda tangan elektronik atau telah mengadopsi rencana.

Sertifikat Digital untuk Tanda Tangan Elektronik: 5 Hal yang Perlu Anda Ketahui

signaturebar – Di antara bisnis yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik, dua pertiga mengadopsi praktik tersebut dalam dua tahun terakhir. Dalam periode pertumbuhan pesat baru-baru ini, bisnis telah melihat manfaat dari sertifikat tanda tangan digital dan verifikasi tanda tangan elektronik untuk efisiensi dan keamanan.

Baca Juga : E-signatures: Saat Dilegalkan dan Praktik Terbaik Untuk Implementasi

Manfaat ini meliputi:

  • Tanda tangan elektronik mengurangi waktu pemrosesan dokumen rata-rata 45% .
  • 54% pengguna tanda tangan elektronik melaporkan siklus transaksi yang lebih cepat.
  • Setelah adopsi yang meluas selama pandemi Covid-19, 69% responden lebih memilih tanda tangan elektronik daripada penandatanganan langsung dan menganggap prosesnya lebih aman.

Untuk memanfaatkan komponen penting dari manajemen aset digital di kantor Anda, penting untuk memahami cara kerja tanda tangan elektronik. Dalam panduan ini, Anda akan mendapatkan pemahaman teknis yang lebih baik tentang sertifikat digital dan bagaimana penerapannya pada tanda tangan elektronik.

Apa itu Sertifikat Tanda Tangan Digital?

Sertifikat tanda tangan digital juga disebut sertifikat kunci publik adalah sejenis teknologi kriptografi yang dapat diterapkan pengguna pada tanda tangan elektronik untuk secara resmi mengaitkan penandatangan dengan dokumen. Sertifikat digital menggunakan format standar yang disebut infrastruktur kunci publik (PKI) untuk mengkodekan catatan elektronik tanda tangan termasuk identitas penandatangan dan pihak yang disebutkan serta waktu penandatanganan berlangsung.

Public Key Infrastructure

PKI adalah solusi kriptografi untuk masalah sulit berkomunikasi secara aman dan pribadi di jaringan publik yang tidak aman. Dalam praktiknya, PKI bekerja dalam empat langkah yang meliputi:

  • Pengirim
  • Penerima
  • Otoritas pendaftaran Otoritas, dalam hal ini, biasanya adalah perusahaan pihak ketiga seperti IdenTrust atau DigiCert. Beberapa organisasi besar bertindak sebagai otoritas pendaftaran dan sertifikasi mereka sendiri.
  • Otoritas sertifikasi
  • Otoritas verifikasi

Untuk membuat sertifikat tanda tangan digital untuk dokumen atau aset lainnya, pengirim mengajukan permintaan ke otoritas pendaftaran. Jika otoritas pendaftaran menyetujui permintaan tersebut, otoritas sertifikasi mengeluarkan kunci kriptografik pribadi kepada pengirim dan kunci publik kepada otoritas verifikasi. Jika otoritas verifikasi mengonfirmasi kunci yang didekripsi, itu memvalidasi dan mengonfirmasi tanda tangan untuk penerima.

Teknologi kriptografi PKI tidak hanya berlaku untuk sertifikat tanda tangan digital. Ini juga merupakan standar untuk verifikasi identitas ujung ke ujung lainnya seperti penjelajahan web yang aman, pengamanan email, dan keamanan lalu lintas jaringan. Untuk manajemen dokumen yang aman , sertifikat digital berkemampuan PKI memberikan standar kepercayaan tertinggi untuk tanda tangan elektronik.

Jenis Tanda Tangan Digital

Ada tiga jenis tanda tangan digital yang berbeda dalam persyaratan validasi dan kasus penggunaan hukum.

  • Kelas 1: Memberikan keamanan PKI minimum hanya dengan menggunakan email dan nama pengguna. Tanda tangan digital kelas 1 tidak dapat membuat dokumen legal .
  • Kelas 2: Memverifikasi identitas penandatangan dalam database yang ada. Tanda tangan digital kelas 2 biasanya digunakan untuk e-filing dokumen terkait pajak seperti SPT dan SPT layanan.
  • Kelas 3: Mengharuskan pihak dan organisasi penandatangan untuk memverifikasi identitas mereka secara langsung dengan otoritas sertifikasi sebelum mengeluarkan tanda tangan apa pun. Kasus penggunaan paling umum untuk tanda tangan digital Kelas 3 termasuk pengajuan pengadilan, lelang elektronik, dan tiket elektronik.

5 Hal yang Perlu Diketahui Tentang Sertifikat Tanda Tangan Digital

Terlepas dari seberapa luas Anda ingin memasukkan sertifikat tanda tangan digital ke dalam proses Anda, ada beberapa fakta penting yang perlu diingat.

1. Tanda Tangan Elektronik Bersertifikat Digital bukan Tanda Tangan yang Dipindai

Berdasarkan hukum AS, tanda tangan elektronik dapat berupa simbol, proses, atau suara elektronik apa pun yang terkait dengan dokumen atau kontrak yang mengomunikasikan maksud untuk ditandatangani. Komunikasi dan catatan niat menghabiskan ruang lingkup hukum tanda tangan elektronik. Niat dalam kasus ini mengikat secara hukum.

Di sisi lain, sertifikat digital yang merupakan semacam tanda tangan elektronik berfungsi lebih seperti sidik jari. Ini mencatat lebih dari niat. Ini mengidentifikasi pihak, tindakan, waktu, dan tempat. Kunci yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi dapat membuktikan di pengadilan jika perlu untuk setiap perubahan selanjutnya pada dokumentasi.

2. Sertifikat Tanda Tangan Digital Mengurangi Risiko Pemalsuan, Duplikasi, dan Penyalahgunaan

Kunci publik yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi dalam sertifikat tanda tangan digital bertindak seperti notaris dalam verifikasi dokumen tradisional. Kedua belah pihak selalu dapat memverifikasi keaslian dokumen bersertifikat yang tidak berubah dengan kunci yang dikeluarkan.

Untuk mengkompromikan sertifikat tanda tangan digital memerlukan pelanggaran keamanan dari pemegang kunci lainnya dan otoritas sertifikasi. Ini secara radikal mengurangi risiko pemalsuan, duplikasi, atau perubahan yang melanggar hukum.

3. Mengadopsi Tanda Tangan Digital Mengurangi Kesalahan Dokumentasi

Karena otoritas sertifikasi memverifikasi semua bidang yang diperlukan nama, inisial, pihak terkait – dokumen yang ditandatangani secara digital mengandung lebih sedikit kesalahan. Perusahaan melaporkan pengurangan rata-rata 80% dalam kesalahan dokumen dengan tanda tangan digital.

4. Tanda Tangan Digital Mengurangi Biaya Kertas dan Bahan Lainnya

Bisnis yang mengganti proses kertas dengan tanda tangan digital dapat mengurangi biaya berulang untuk kertas, pengiriman, dan penyimpanan. Untuk sebagian besar organisasi menengah hingga tingkat perusahaan, pengurangan biaya mencapai penghematan 55-78% per tahun.

5. Pandemi Covid-19 Menyebabkan Pertumbuhan Cepat di Pasar Tanda Tangan Digital Global

Pasar tanda tangan digital global telah menunjukkan tingkat pertumbuhan tahunan majemuk berkelanjutan (CAGR) sebesar 36,1% sejak tahun 2020. Nilai pasar total diperkirakan akan tumbuh dari $4,05 miliar pada tahun 2022 menjadi $35,03 miliar pada tahun 2029. Sekitar 58% pemimpin bisnis mengaitkan pertumbuhan tersebut penggunaan tanda tangan digital untuk pembatasan Covid-19 sementara tetapi telah mengamati peningkatan 40% dalam kepuasan pelanggan dalam prosesnya.

Manajemen Dokumen yang Efisien Dengan FileCenter

FileCenter menyediakan bisnis dari semua ukuran solusi perangkat lunak manajemen dokumen satu atap yang komprehensif. Dengan fitur bawaan untuk penandatanganan digital, pengeditan PDF, dan aturan penamaan yang telah ditentukan sebelumnya, FileCenter dapat secara radikal mengatur ulang alur kerja dokumen Anda dan meningkatkan kualitas dan efisiensi keseluruhan dalam proses manajemen dokumen Anda.