Perangkat Lunak Tanda Tangan Digital Gratis dan Sumber Terbuka Terbaik 2022 – Dokumentasi memiliki dampak yang menentukan pada setiap area kerja internal bisnis saat ini. Area kerja yang memengaruhi cara kita menciptakan proses internal, berkomunikasi, dan beroperasi di setiap level—dokumentasi adalah kunci untuk bisnis yang efektif dan efisien. Namun, ini adalah bidang pekerjaan yang banyak orang perjuangkan untuk diperbarui dengan cara kita bekerja sekarang.
Perangkat Lunak Tanda Tangan Digital Gratis dan Sumber Terbuka Terbaik 2022
signaturebar – Metode konvensional untuk menandatangani dokumen secara fisik, memindai salinan kertas, dan membuat dokumen fisik masih menentukan cara beberapa kantor dijalankan—lama setelah proses dan alur kerja lain mengubah metode digital Anda sepenuhnya. Namun, perangkat lunak tanda tangan digital adalah alat dengan potensi untuk merombak efisiensi dan keamanan di sebagian besar bisnis modern.
Baca Juga : Cara Menulis Tanda Tangan Email yang Hebat
Tanda tangan digital lebih mudah diterapkan, sepenuhnya dapat dilacak, sepele untuk diaudit, lebih cepat, dan lebih murah daripada dokumen konvensional. Seringkali bagian terakhir dari alur kerja yang sepenuhnya tanpa kertas, ini adalah area yang berpotensi memiliki dampak transformasional terbesar.
Perangkat lunak tanda tangan digital menangani masalah otentikasi dan persetujuan dokumentasi dalam proses yang sepenuhnya tanpa kertas. Mengurangi biaya produksi, pengiriman, dan penyimpanan dokumentasi fisik—ini adalah solusi yang dapat menciptakan alur kerja yang lebih mudah dikelola dan kuat untuk semua organisasi. Diterapkan sebagai lapisan keamanan tambahan di atas semua jenis dokumen digital, ini adalah solusi yang semakin relevan dengan cara kerja baru, terdistribusi, dan jarak jauh yang menjadi lazim saat ini.
Apakah Tanda Tangan Digital Mengikat Secara Hukum di Seluruh Dunia?
Salah satu kekhawatiran pertama yang dimiliki perusahaan dalam mempertimbangkan dokumentasi yang ditandatangani secara digital untuk alur kerja mereka adalah bagaimana mereka menumpuk secara legal ke “tanda tangan basah” pena dan kertas. Di seluruh dunia, tanda tangan digital telah berulang kali terbukti secara hukum setara dengan tanda tangan tradisional. Secara umum, undang-undang memerlukan tanda tangan yang mengikat untuk membuktikan keaslian, maksud, dan persetujuan dari penandatangan—tiga hal yang dapat dilakukan oleh tanda tangan digital lebih baik daripada dokumen pena dan kertas. Undang-undang khusus yang membuat tanda tangan digital secara eksplisit setara di negara-negara di seluruh dunia adalah:
- Tanda Tangan Elektronik dalam Undang-Undang Perdagangan Global dan Nasional Juni 2000 di Amerika
- Serikat memastikan kontrak yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik mengikat secara hukum dan setara dengan dokumen yang ada
- European Directive 199/93/EC, undang-undang yang berlaku di seluruh Uni Eropa untuk mengatur tanda tangan digital sejak 2001
- Electronic Communications Act 2000 dan Electronic signatures Regulation 2002 di Inggris memastikan dokumen yang telah ditandatangani secara digital setara dengan salinan kertas
- Sebagian besar negara industri di seluruh dunia sekarang mengakui tanda tangan digital sebagai legal, tepercaya, dan dapat ditegakkan dengan cara yang sama seperti dokumen yang ditandatangani secara konvensional
Memahami Tanda Tangan Digital
Salah satu hambatan paling signifikan untuk mengadopsi tanda tangan digital adalah memahami cara kerjanya dan apa yang membuatnya menjadi solusi yang lebih aman dan lebih andal daripada dokumen kertas fisik. Untuk memahami tanda tangan digital sepenuhnya, pertama-tama Anda harus tahu sedikit tentang enkripsi kunci publik. Enkripsi kunci publik, juga disebut sebagai enkripsi asimetris, memberikan setiap pengguna dua kunci unik untuk dipegang. Kunci pertama, kunci pribadi, tidak boleh diungkapkan kepada siapa pun dengan alasan apa pun kapan pun. Kunci pribadi Anda adalah satu-satunya hal yang dapat membuktikan bahwa Anda adalah siapa yang Anda klaim ketika seseorang ingin membuktikan identitas Anda.
Kunci kedua dikenal sebagai kunci publik. Seperti namanya, kunci ini dapat dibagikan secara bebas kepada dunia, disertakan dalam footer email Anda, atau diposting secara publik di halaman web Anda. Kunci publik dapat digunakan oleh siapa saja untuk memverifikasi identitas Anda ketika dicocokkan dengan kunci pribadi Anda tanpa mengungkapkannya kepada siapa pun. Cara ini terjadi adalah trik matematika cerdas yang mendukung keamanan dan keandalan web modern dan semua transaksi keuangan saat ini.
Menandatangani dokumen digital memverifikasi identitas penandatangan dengan cara yang sama. Ketika pengguna menerapkan tanda tangan digital mereka ke dokumen, data digabungkan dengan metadata dokumen dan dimasukkan melalui fungsi hashing satu arah yang dapat mengenkripsi konten dalam catatan bersama dengan tanggal, waktu, dan tanda tangan. Data yang dihasilkan kemudian dienkripsi menggunakan kunci pribadi pengguna dan ditandatangani secara digital dengan sertifikat dari otoritas sertifikat (CA) yang dikenal dan tepercaya.
Yang penting, dokumen itu sendiri tidak dienkripsi pada tahap ini. Masih bisa dibaca oleh siapa saja. Hanya hash terverifikasi yang berisi tanda tangan, pengguna, tanggal, dan waktu yang dienkripsi terhadap modifikasi. Secara terpisah, tanda tangan digital tidak memberikan kerahasiaan, hanya otentikasi, dan audit. Memverifikasi dokumen yang ditandatangani secara digital hanya memerlukan kunci publik pengguna untuk memverifikasi bagian data yang dienkripsi terhadap aslinya untuk membuktikan bahwa tidak ada modifikasi yang terjadi sejak ditandatangani. Keuntungan penting dari dokumen yang ditandatangani secara digital adalah menyediakan semua pihak dengan bukti yang jelas tentang otentikasi dan waktu untuk dokumen yang ditandatangani. Ini berarti jaminan bahwa isi dokumen tetap tidak berubah.
Keuntungan utama Digital Signature
Selain keuntungan dalam keamanan, integritas, dan verifikasi yang diuraikan di sini—tanda tangan digital dapat memberikan lebih banyak hal kepada bisnis dalam cara mereka mengelola alur kerja dan praktik mereka.
Pemindahan dokumen. Di tempat kerja saat ini, lebih umum daripada sebelumnya untuk bisnis dan staf dipisahkan satu sama lain dan bekerja menuju tujuan bersama. Perangkat lunak tanda tangan digital mengurangi beban keuangan dan waktu pengiriman dokumen secara fisik antara kantor dan staf
Mengurangi biaya. Biaya stasioner, penyimpanan, dan sumber daya dokumen berbasis kertas ternyata sangat besar dan mudah dipotong dari anggaran
Mengurangi jejak lingkungan. Dampak pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan dokumentasi bertambah dengan cepat. Mengurangi atau benar-benar tanpa kertas adalah cara mudah untuk mengurangi jejak lingkungan perusahaan Anda
Mudah untuk memulihkan. Dokumentasi digital tidak sulit untuk dicadangkan dan dapat dilakukan secara teratur. Manajemen file yang terorganisir mengurangi jumlah peluang yang ada untuk dokumen kertas yang tertinggal di atas meja, hilang melalui pos, atau diarsipkan dan dilupakan karena kesalahan
Kemudahan distribusi. Dokumen yang ditandatangani secara digital dapat didistribusikan ke sejumlah klien atau pemegang saham tanpa memerlukan puluhan atau ratusan tanda tangan sekaligus.
Apa yang Disediakan oleh Perangkat Lunak Tanda Tangan Digital untuk Organisasi?
Peran utama perangkat lunak tanda tangan digital adalah menyediakan jalur bagi bisnis untuk menggunakan infrastruktur kunci publik (PKI). Digunakan dengan baik, ini akan mengurangi beban pengelolaan kunci publik dan membuat pengelolaan dan penandatanganan dokumen menjadi proses yang hampir sepele. Setelah sepenuhnya diatur, menandatangani dokumen secara digital dapat dilakukan dalam hitungan detik dengan tanda tangan dan profil khusus yang sesuai dengan berbagai jenis dokumen. Fitur inti dari perangkat lunak tanda tangan digital harus mencakup verifikasi dan penandatanganan dokumen dengan enkripsi kunci publik. Selain itu, perangkat lunak tanda tangan digital yang baik harus memungkinkan Anda untuk menginterogasi jejak audit tertanam dokumen dan memungkinkan pengguna untuk membuat sumber daya yang diperlukan untuk berbagi informasi yang relevan yang berkaitan dengan dokumentasi.
Fitur Utama Perangkat Lunak Tanda Tangan Digital
Di pasaran saat ini, ada beragam paket perangkat lunak tanda tangan digital yang tersedia. Ini dapat berkisar dari program kecil, terfokus, mandiri yang hanya berisi inti esensial—hingga rangkaian manajemen dokumen komprehensif yang memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menandatangani, melacak, dan mengelola dokumentasi digital. Rangkaian perangkat lunak canggih sering kali menyertakan alat untuk memungkinkan pengguna membuat anotasi dan mengedit dokumen, menambahkan merek yang disesuaikan, dan melacak dokumentasi elektronik yang menunggu tanda tangan. Beberapa fitur inti yang harus diperhatikan dalam perangkat lunak tanda tangan digital meliputi:
- Stempel Waktu. Bagian penting dari tanda tangan digital yang dapat diverifikasi mencakup cap waktu yang akurat dan dapat diverifikasi. Ini juga dapat menentukan berapa lama dokumen dan tanda tangan berlaku dan berapa lama pihak tambahan mungkin harus menandatangani.
- Audit tertanam. Seharusnya memungkinkan bagi pengguna untuk memverifikasi konten dokumen dan penandatangan sebelumnya, metadata, dan riwayat yang terkait dengan file tersebut.
- Standar infrastruktur kunci publik. Solusi tanda tangan digital harus sesuai dengan standar PKI yang menetapkan persyaratan yang diperlukan untuk memastikan dokumen digital ditulis dan ditandatangani dengan aman. Ini termasuk referensi ke standar enkripsi yang digunakan dan Otoritas Sertifikat yang diandalkan untuk transaksi penandatanganan.
