Tantangan Implementasi Tanda Tangan Elektronik – Tanda tangan elektronik telah legal dan dapat ditegakkan di Amerika Serikat sejak disahkannya Undang-Undang ESIGN pada tahun 2000. Tanda tangan elektronik memberikan peluang besar bagi penasihat internal untuk memfasilitasi kecepatan, efisiensi, dan keandalan dalam proses kontrak. Namun, banyak pengacara yang telah dilatih di sekolah pengumpulan tanda tangan “sign-it-in-blue-ink” masih menganggap tanda tangan elektronik dengan mata waspada. Mereka tidak sendiri.
Tantangan Implementasi Tanda Tangan Elektronik
signaturebar – Faktanya, pada 14 Juli 2014, tiga pendukung asli Undang-Undang ESIGN Senator Ron Wyden dan John McCain, dan Perwakilan Anna Eshoo menulis kepada Menteri Perdagangan Penn Pritzker, “khawatir tentang sejauh mana penerapan tanda tangan elektronik di dalam pemerintah federal.”
Baca Juga : Apa itu Serangan Validasi E-Signature dan Bagaimana Melindunginya
Mereka juga menulis untuk “meminta laporan tentang status implementasi Undang-Undang ini oleh agen federal (” Pembuat undang-undang menginginkan lebih banyak tanda tangan elektronik “). Para pembuat undang-undang ini bertanya mengapa pemerintah federal begitu lambat mengadopsi tanda tangan elektronik undang-undang yang dirancang untuk membantu mereka merampingkan proses mereka.
Namun, tanggapan pemerintah federal bukanlah hal yang aneh. Teka-teki tanda tangan elektronik pada tahun 2014 tampaknya adalah bahwa semua orang di komunitas hukum tahu bahwa tanda tangan elektronik itu legal dan dapat ditegakkan di Amerika Serikat, semua orang mengakui bahwa tanda tangan elektronik mewakili peluang luar biasa untuk mendapatkan kecepatan dan efisiensi dalam kontrak, banyak yang bahkan menerapkannya secara terbatas. proyek percontohan, namun beberapa kegelisahan tampaknya mencegah adopsi yang sangat kuat. Mari kita lihat mengapa itu bisa terjadi.
Jenis tanda tangan
Tanda tangan tertulis , tentu saja, tanda tangan tulisan tangan yang kita semua kenal.
Tanda tangan digital terkadang juga disebut tanda tangan elektronik yang diautentikasi atau (di UE) tanda tangan elektronik tingkat lanjut menggunakan enkripsi kunci publik/pribadi yang aman untuk mengautentikasi identitas penanda tangan, serta integritas dokumen yang ditandatangani. Mereka sangat aman tetapi juga cukup rumit untuk diterapkan dan digunakan karena setiap peserta dalam proses tersebut harus terlebih dahulu mendapatkan sertifikat digital atau token fisik dari otoritas penerbit sertifikat.
Ini membutuhkan kehadiran diri secara langsung dan mengirimkan ID yang dikeluarkan pemerintah dan data biometrik (misalnya, pemindaian retina atau sidik jari). Meskipun hal ini masuk akal bagi pihak-pihak yang melakukan transaksi rutin satu sama lain, hal ini merupakan kerumitan yang tidak dapat diterima oleh sebagian besar konsumen dan bisnis kecil.
Berdasarkan Undang-undang ESIGN, tanda tangan elektronik adalah simbol elektronik apa pun yang secara wajar terkait dengan kontrak yang dibuat dengan maksud untuk menandatangani kontrak tersebut. Ini dapat berkisar dari mencentang kotak yang menunjukkan penerimaan secara elektronik, mengetik nama seseorang ke dalam bidang data atau menekan tombol “Setuju” untuk lisensi perangkat lunak.
Keuntungan besar dari tanda tangan elektronik adalah dapat digunakan oleh siapa saja tanpa harus mendapatkan sertifikat digital terlebih dahulu. Karena kecepatan dan kemudahan penggunaannya, tanda tangan elektroniklah yang mewakili peluang terbesar untuk mempercepat proses kontrak untuk sejumlah besar bisnis, pemerintah, dan individu.
Ketidaknyamanan ini tampaknya muncul dari kepercayaan bahwa tanda tangan tertulis dapat dipercaya dan dapat diandalkan serta ketakutan bahwa tanda tangan elektronik masih baru dan belum teruji. Tak satu pun dari keyakinan ini akurat. Seringkali, ketergantungan kita pada tanda tangan tertulis tidak dibenarkan. Penasihat internal mengetahui hal ini dengan sangat baik. Dan inilah yang terlalu sering kita lihat: kesepakatan diselesaikan melalui telepon atau email. Perjanjian dikirim melalui email, faks atau surat biasa ke alamat yang diberikan.
Saat membuka amplop, seseorang melihat dokumen yang tampaknya merupakan versi yang dikirim, mungkin dari alamat, alamat email, atau nomor faks yang sama dengan yang dikirim, dengan coretan yang mungkin berasal dari orang yang Anda tuju. percaya memiliki otoritas penandatanganan atas apa yang mungkin atau mungkin bukan tanda tangannya yang sebenarnya. Namun, ini adalah proses yang kami andalkan.
Kami menemukan diri kami di era di mana pembuatan, pengeditan, pertukaran, perutean, dan pengarsipan dokumen semuanya dilakukan secara elektronik. Hanya untuk satu tindakan penandatanganan inilah kita tiba-tiba dibawa ke era pra-digital, mencetak hard copy, mengeluarkan sumur tinta kita, mengembangkan pena bulu dan tanda tangan kita. Seseorang mungkin secara masuk akal berasumsi bahwa pengacara akan melarikan diri dari proses yang tidak dapat diandalkan tersebut, namun banyak yang tidak. Mengapa?
Sebagian karena masih banyak yang menganggap tanda tangan elektronik sebagai sesuatu yang baru dan belum teruji. Ketika saya berbicara dengan kelompok tentang topik ini, saya sering bertanya apakah ada yang bisa menebak kapan pengadilan Amerika Serikat pertama kali memutuskan bahwa penerimaan elektronik itu mengikat. Ada yang menebak tahun 2000. Ada yang menebak tahun 1985. Jiwa pemberani sesekali akan menawarkan tahun 1972. Tidak ada yang menebak tahun 1869.
Namun dalam Howley v. Whipple (48 NH 487 (1869)), Mahkamah Agung New Hampshire melakukan hal itu. Itu menentukan: “Tidak ada bedanya apakah operator [telegraf] menulis dengan pena baja sepanjang satu inci yang terpasang pada tempat pena biasa, atau apakah penanya berupa kabel tembaga sepanjang seribu mil. Juga tidak ada bedanya bahwa dalam satu kasus tinta catatan umum digunakan, sedangkan dalam kasus lain cairan yang lebih halus, yang dikenal sebagai listrik, melakukan tugas yang sama.”
Namun, banyak yang menolak tanda tangan elektronik hanya karena mereka belum pernah mengeksekusinya. Ini adalah perilaku yang sama sekali baru. Studi tentang bagaimana kita memandang risiko secara konsisten menunjukkan bahwa kita secara dramatis melebih-lebihkan risiko sesuatu yang baru. Ketidakpastian dan ketakutan akan pekerjaan yang tidak diketahui merusak proses penilaian risiko kami yang biasa.
Namun, dibandingkan dengan tanda tangan tertulis, tanda tangan elektronik jauh lebih aman dan mudah digunakan. Kontrak dapat ditandatangani dari tablet dan ponsel pintar, memungkinkan para eksekutif untuk menandatangani dokumen saat bepergian atau berlibur. Ini menghilangkan masalah umum dari penghentian bisnis sementara penandatangan kunci dilacak.
Selanjutnya, tanda tangan elektronik memungkinkan semua yang terlibat untuk mempertahankan visibilitas ke status real-time di mana setiap dokumen sedang dalam proses penandatanganan. Manajemen hak digital dapat diaktifkan dalam dokumen, memberikan ketenangan pikiran kepada penasihat bahwa tidak ada perubahan yang dibuat dalam versi final.
Meskipun demikian, penasihat internal dapat mengambil beberapa langkah dasar untuk beralih ke tanda tangan elektronik dengan lancar. Pertama, selalu pastikan untuk mendapatkan persetujuan. Kontrak harus memuat ketentuan yang menyatakan bahwa semua pihak dalam kontrak itu setuju untuk menandatangani secara elektronik. Kedua, seseorang harus selalu menyimpan salinan elektronik kontrak sesuai dengan praktik departemen yang biasa. Ketiga, disarankan untuk menyimpan salinan log audit kontrak.
Sebagian besar jika tidak semua solusi tanda tangan elektronik menghasilkan log audit dari jalur tanda tangan kontrak dari pengirim ke penanda tangan, kembali ke pengirim dan kemudian ke arsip, sambil mencatat waktu, alamat IP, dan alamat email yang relevan. Akhirnya, salinan kontrak elektronik lengkap yang tidak diubah, dilaksanakan sepenuhnya, harus dikirim ke semua pihak untuk referensi dan pengarsipan mereka.
Tanda tangan elektronik telah menjadi salah satu mekanisme utama untuk melaksanakan perjanjian. Penasihat yang menggunakannya tidak hanya menganggapnya sebagai cara yang aman dan efektif dalam melakukan bisnis, tetapi seringkali, mereka juga menyatakan bahwa mereka tidak dapat membayangkan kembali ke proses berbasis kertas. Bagi mereka yang belum beralih ke tanda tangan elektronik, yang diperlukan hanyalah menelan ludah dan melakukan lompatan.

