5 Hal Yang Sering Ditanyakan Tentang Digital Signature

5 Hal Yang Sering Ditanyakan Tentang Digital Signature – Dalam kehidupan kita sehari-hari, sering terjadi pada kita bahwa kita merasa begitu jelas tentang suatu konsep sehingga kita bahkan tidak berpikir untuk menyelidikinya, dan ternyata kita seharusnya mempelajarinya lebih dalam. Namun, di lain waktu, kami memiliki banyak keraguan tentangnya, tetapi kami tidak tahu bagaimana dan di mana menemukan jawabannya.

5 Hal Yang Sering Ditanyakan Tentang Digital Signature

signaturebar – Konsep tanda tangan digital adalah contoh yang sangat baik dari situasi ini. Tidak diragukan lagi itu adalah istilah yang dikenal masyarakat umum; Toh, penggunaannya sudah meluas di administrasi dan departemen sumber daya manusia. Meski begitu, setiap kali kami mengadakan pertemuan dengan klien konsolidasi atau potensial (baik dalam pameran atau pertemuan), kami menyadari bahwa ada aspek tentang teknologi ini yang tidak sejelas atau tidak dapat dipahami seperti yang kami duga pada awalnya.

Baca Juga : 7 Keuntungan Teratas dari Tanda Tangan Digital

Pertemuan ini selalu berharga karena berkat mereka kami dapat mengetahui pertanyaan apa yang paling sering diajukan klien kami terkait tanda tangan digital. Seperti yang kami sepakati dengan penulis Argentina Jorge Luis Borges ketika dia mengatakan bahwa “keraguan adalah salah satu nama kecerdasan”, kami telah menyusun di sini 5 pertanyaan yang paling sering diajukan, dan kami telah memberikan jawabannya.

1. Apakah tanda tangan digital aman? Dapatkah seseorang memalsukan milik saya?

Tanda tangan digital aman, dan rumit untuk memalsukannya. Karena, berdasarkan kriptografi asimetris, mereka memiliki kunci privat, yang hanya diketahui oleh penanda tangan, dan kunci publik, yang tersedia untuk semua orang; keduanya dihasilkan melalui algoritma kunci publik.

Dengan cara ini, ketika pengguna ingin menandatangani dokumen, dia menggunakan kunci pribadinya, yang unik dan tidak dapat dialihkan, dan yang secara eksklusif menjadi miliknya; tidak ada orang lain yang dapat mengaksesnya.

Agar kasus pemalsuan tanda tangan digital terjadi, penyerang harus mendapatkan kunci pribadi penanda tangan, dan ini sangat sulit. Jika hal itu terjadi, pengguna dapat mencabut kepercayaan pada kunci yang telah disusupi, melalui kunci lain yang berbeda, dalam kuasa Otoritas Sertifikasi (CA) yang mengeluarkan sertifikat, dan tindakan keamanan yang ketat melindunginya.

Oleh karena itu, jika Anda akan menggunakan tanda tangan digital, Anda dapat yakin dan mempercayainya untuk melakukan prosedur apa pun: rumit bagi seseorang untuk memalsukannya, dan jika demikian, masalah dapat diselesaikan.

2. Sangat bagus, tapi bagaimana cara kerja tanda tangan digital?

Tanda tangan digital didasarkan pada sertifikat digital yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi (CA). Sertifikat digunakan untuk menautkan identitas digital ke pasangan kunci yang dibuat oleh pengguna dan berisi data seperti nama mereka, tanggal kedaluwarsa sertifikat, salinan kunci publik, dan informasi tentang CA yang mengeluarkan sertifikat.

CA terkait memverifikasi identitas setiap pengguna; setelah dilakukan, pengguna tersebut dapat menerbitkan sertifikat digital dan menandatangani dokumen yang diinginkan. Pada gilirannya, sertifikat digital didasarkan pada kriptografi asimetris, dan seperti yang kami sebutkan di poin sebelumnya, mereka memiliki kunci publik dan kunci privat.

Dari sudut pandang teknis, saat Anda ingin menandatangani dokumen, hash (pengidentifikasi dokumen digital yang unik dan tidak dapat dialihkan) biasanya dihasilkan menggunakan fungsi hash . Hash ini dienkripsi menggunakan kunci pribadi penanda tangan dan digabungkan dengan kunci publik untuk membuat apa yang umumnya dikenal sebagai tanda tangan digital.

Penerima, pada gilirannya, memverifikasi identitas penanda tangan melalui kunci publik, yang memungkinkan penjaminan privasi informasi yang dipertukarkan antara dua pengguna.

3. Bisakah saya mempercayai dokumen yang memiliki tanda tangan digital?

Tentu saja. Jika ada perubahan dalam dokumen, tanda tangan tidak berlaku lagi karena dokumen telah dimodifikasi dan hash yang ditandatangani tidak cocok dengan hash saat ini. Di sisi lain, jika ada indikasi bahwa kunci privat pengguna telah disusupi (antara lain), sertifikat digital dapat dicabut dan tidak lagi dapat digunakan untuk penandatanganan.

4. Namun, organisasi seperti apa yang menggunakan tanda tangan digital?

Karena banyak manfaat yang dibawanya dan tingkat keamanan yang ditawarkannya, tanda tangan digital telah diadopsi oleh banyak organisasi di sektor publik dan swasta, dan di berbagai industri seperti keuangan, perawatan kesehatan, atau hukum. Hukum masing-masing negara mengatur penggunaannya.

Selain itu, banyak perusahaan bercita-cita untuk mencapai model “ kantor tanpa kertas ”, yang memungkinkan mereka menghemat biaya, memiliki pengaturan dokumen yang lebih baik, dan menghasilkan dampak lingkungan yang lebih rendah.

5. Jadi, bagaimana cara memilih tanda tangan digital yang tepat untuk organisasi saya?

Saat memutuskan satu produk atau lainnya, kami sarankan Anda memilih salah satu yang memenuhi persyaratan berikut:

  • Bahwa itu mengikat secara hukum dan menawarkan jaminan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan seperti eIDAS .
  • Itu memungkinkan alur kerja untuk mempercepat persetujuan dokumen oleh beberapa penandatangan.
  • Itu memiliki opsi tanda tangan massal, untuk mengotomatiskan proses tanda tangan untuk ratusan dokumen.

Temukan tanda tangan digital nebulaSUITE

nebulaSUITE by vintegrisTECH menawarkan tanda tangan digital yang diakui secara hukum untuk mematuhi peraturan seperti eIDAS melalui solusi nebulaSIGN karena menggunakan sertifikat digital berkualifikasi yang dikeluarkan melalui CA, vinCAsign .

Antara lain, tanda tangan digital nebulaSIGN menawarkan opsi untuk menggunakan alur kerja dan tanda tangan massal, untuk membantu organisasi menjalankan prosedur hukum, administrasi, dan birokrasi dalam waktu sesingkat mungkin sehingga mereka dapat mendedikasikan sumber daya mereka untuk memperkuat hubungan dengan pelanggannya dan memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik. Semua pemotongan biaya ini dengan tidak harus mencetak, menyalin, dan menyimpan dokumen kertas.

Selain itu, Víntegris baru-baru ini disetujui sebagai penyedia layanan elektronik tepercaya yang memenuhi syarat di bawah eIDAS, memperoleh sertifikasi Common Criteria EAL4 + untuk produk vinCERTcore (bagian dari nebulaSUITE), yang diberikan oleh National Cryptological Center. Perlu disebutkan bahwa level CC EAL4+ adalah level tertinggi yang diberikan oleh CCN dalam hal pengakuan tingkat keamanan suatu produk.

7 Keuntungan Teratas dari Tanda Tangan Digital

7 Keuntungan Teratas dari Tanda Tangan Digital – Tanda tangan digital digunakan secara luas saat ini untuk manfaat besar yang mereka berikan kepada perusahaan di seluruh dunia. Pada artikel ini, kita akan membahas keuntungan utama tanda tangan digital dan alasan mengapa ini merupakan investasi hemat biaya bagi perusahaan yang masih mengandalkan proses dokumen berbasis kertas.

7 Keuntungan Teratas dari Tanda Tangan Digital

1. Keamanan yang lebih tinggi

signaturebar – Tanda tangan digital dibangun di atas teknologi PKI , suatu bentuk enkripsi di mana tanda tangan menjadi bagian dari dokumen akhir dan tidak dapat dimodifikasi atau dihapus. Saat menandatangani secara digital, penanda tangan mengidentifikasi diri mereka melalui ID elektronik nasional .

Baca Juga : Kebenaran Di Balik 10 Mitos E-Signature Umum

eID semakin banyak digunakan untuk mengakses layanan publik dan swasta secara online, sehingga pelanggan Anda juga akan menganggapnya sebagai alat identifikasi yang dapat dipercaya. Selain itu, saat seseorang membuat tanda tangan digital, waktu dan lokasi IP dicatat dalam jejak audit yang disematkan di dalam dokumen. Satu-satunya bukti hukum yang Anda butuhkan di pengadilan adalah PDF yang ditandatangani secara digital.

2. Kepatuhan hukum dan penerimaan luas

Salah satu keuntungan besar dari tanda tangan digital adalah dapat diterapkan di hampir setiap negara maju di seluruh dunia. Apakah perusahaan Anda pernah beroperasi di luar batas negara? Apakah Anda memiliki pelanggan, mitra, atau pemasok di luar negeri? Lebih banyak alasan untuk menggunakan tanda tangan digital karena mereka mengikat secara hukum seperti rekan tulisan tangan mereka.

Di Uni Eropa, tanda tangan digital dianggap sebagai jenis tanda tangan elektronik yang paling aman dan dapat digunakan untuk menandatangani sebagian besar dokumen.

3. Penghematan waktu

Transaksi dokumen berbasis kertas mengisi hari Anda dengan tugas-tugas manual seperti penyusunan, pencetakan, pemindaian, dan pengiriman. Belum lagi butuh berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu untuk menandatangani dan mengembalikannya. Dan jika tanda tangan hilang, Anda perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk meminta jawaban, mengirim ulang, dan menunggu lagi.

Proses penandatanganan digital mengotomatiskan pekerjaan manual dan mengurangi waktu tunggu yang lama menjadi beberapa jam. “Dengan lebih dari 3.000 kontrak dan perjanjian per bulan, kami telah menghitung bahwa kami membebaskan karyawan kami setara dengan 385 jam kerja. Mereka dapat berfokus pada melayani pelanggan dan penyewa kami alih-alih menghabiskan waktu, misalnya, mengemas surat dan mencapnya.” – Thomas B. Skræddergaard, Kepala TI di DEAS

4. Otomatisasi alur kerja

Proses kertas membutuhkan koordinasi, akurasi, dan pelacakan manual. Terutama ketika Anda perlu memastikan bahwa dokumen ditandatangani dengan urutan tertentu dan kerahasiaan data terlindungi. Saat orang mengelola dokumen, kesalahan dapat terjadi.

Keterlambatan, kesalahan, dan risiko pelanggaran kebijakan adalah bagian alami dari proses tersebut. Tapi mereka terpotong saat menggunakan alat digital yang membuat alur kerja terstandarisasi, konsisten, dan bebas kesalahan.

5. Penghematan biaya

Untuk mendapatkan kontrak standar 10 halaman yang ditandatangani oleh tiga pihak, sebuah perusahaan biasanya menghabiskan €6,15 . Seiring bertambahnya jumlah transaksi, kemudahan ekonomi menuju digital pun meningkat. Pada tabel di bawah ini, kami menggabungkan temuan dari serangkaian studi yang dilakukan di AS yang menunjukkan penghematan rata-rata yang dapat diperoleh perusahaan menengah dengan beralih dari kertas ke proses digital.

6. Pengguna akhir yang lebih bahagia

Tanda tangan digital juga menguntungkan klien, mitra, dan pemangku kepentingan Anda. Alih-alih mengunjungi cabang, kantor, atau toko Anda secara fisik, mereka dapat masuk dari mana saja, di perangkat apa saja, dan dengan kecepatan mereka sendiri. Dan selain menghasilkan perputaran yang lebih cepat, pengalaman yang lebih baik ini menghasilkan kepuasan dan retensi pelanggan yang lebih tinggi.

7. Citra perusahaan dan CSR yang lebih baik

Tanda tangan digital membantu mengurangi dampak lingkungan bisnis Anda. Menurut Kantor Bantuan Lingkungan Minnesota, rata-rata pekerja kantor setiap tahun menggunakan 20 rim kertas (10.000 lembar). Di sisi lain, kami memperkirakan bahwa sejak 2014, kami telah membantu menghemat lebih dari 74 ton/2 juta lembar kertas per tahun. Anda juga bisa menjadi bagian dari perubahan dan menuai keuntungan dari tanda tangan digital.

Kebenaran Di Balik 10 Mitos E-Signature Umum

Kebenaran Di Balik 10 Mitos E-Signature Umum – Dalam satu dekade terakhir, kita telah melihat betapa cepatnya teknologi berkembang untuk beradaptasi dan bahkan membuka cara kerja baru. Dan khususnya dalam dua tahun terakhir, saat kami berjuang melawan pandemi COVID-19 pada tahun 2020, teknologi telah beradaptasi lebih cepat untuk membantu kami merangkul pekerjaan jarak jauh dan hybrid, yang mengarah ke normalisasi fungsi seperti konferensi video atau tanda tangan elektronik.

Kebenaran Di Balik 10 Mitos E-Signature Umum

signaturebar – Dan dengan teknologi baru apa pun yang membantu kita meningkatkan cara kita bekerja dan berkolaborasi, tidak mengherankan jika beberapa mitos dan kesalahpahaman dapat muncul. Khususnya untuk tanda tangan elektronik, beberapa mungkin muncul, menyebabkan adopsi yang lebih lambat dalam alur kerja bisnis. Apakah Anda bersalah karena memercayai mitos tentang tanda tangan elektronik ini?

Apa Yang Menghentikan Bisnis Mengadopsi Tanda Tangan Elektronik Tanpa Berpikir Dua Kali?

Tanda tangan elektronik adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga alur kerja bisnis Anda tetap stabil tanpa menggunakan sumber daya yang tidak perlu atau membuang waktu yang berharga. Namun, banyak bisnis mungkin khawatir bahwa tanda tangan elektronik tidak asli atau lebih berbahaya daripada tanda tangan palsu. Beberapa orang mungkin percaya bahwa tanda tangan elektronik adalah ilegal dan dapat diakses oleh sembarang orang, membuatnya mudah untuk memalsukan dokumen asli secara langsung. Ini dan beberapa mitos lainnya dapat mempersulit perusahaan untuk memutuskan untuk menyertakan penandatanganan elektronik dalam operasi mereka. Di blog ini, kami ingin melihat mitos-mitos ini dan mulai menyanggahnya. Jadi baca terus untuk menemukan 10 mitos tanda tangan elektronik yang umum dan kebenaran sebenarnya di baliknya.

1. Tanda Tangan Elektronik Bukanlah Ikatan Hukum

“Tanda tangan elektronik adalah ilegal” adalah salah satu mitos tanda tangan elektronik pertama dan paling umum yang mungkin dipercaya beberapa perusahaan. Namun, banyak studi kasus dan pengalaman beberapa perusahaan membuat kita melihat bahwa ini benar-benar mitos. Tanda tangan elektronik telah dianggap legal di beberapa industri sejak lama. Dalam beberapa kasus, Anda hanya perlu membuktikan persetujuan dan niat, mirip dengan tanda tangan kertas lainnya, untuk menguji validitas tanda tangan elektronik.

Baca Juga : 10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum

Dan alat tanda tangan elektronik seperti SigningCloud memungkinkan individu dan bisnis mengumpulkan dan membuat dokumen bertanda tangan yang diakui secara sempurna oleh undang-undang, menjadikannya sumber yang valid dan tepat untuk bisnis di seluruh dunia untuk menandatangani tanda tangan elektronik. E-Signatures In Global and National Commerce (ESIGN) menyatakan bahwa dokumen atau kontrak tidak akan dianggap batal dalam hal keberlakuan, validitas, atau efek hukum dalam bentuk digitalnya. Ini berarti bahwa tanda tangan elektronik dapat diterima untuk ditandatangani, bahkan dokumen yang mengikat secara hukum.

2. Tanda Tangan Elektronik Sulit Diadopsi

Banyak bisnis dan perusahaan percaya bahwa tanda tangan elektronik dapat menjadi tantangan untuk diadopsi di beberapa titik. Tapi ini juga mitos tanda tangan elektronik. Faktanya adalah mengadopsi tanda tangan elektronik dalam bisnis Anda tidak berbeda dengan beradaptasi dengan, katakanlah, aplikasi penyimpanan cloud atau perangkat lunak konferensi video. Jika ada, alat tanda tangan elektronik yang tepat dapat memudahkan karyawan atau mitra mana pun untuk mempelajari cara menandatangani dokumen dan berkolaborasi dengan lebih baik, terutama dengan antarmuka pengguna yang mudah. Di sinilah SigningCloud berguna yaitu mudah digunakan langsung, memiliki template yang dapat disesuaikan untuk memulai lebih cepat, dan memiliki kurva pembelajaran yang rendah untuk mulai digunakan dan diimplementasikan oleh bisnis apa pun. Alat ini sangat sederhana untuk mulai berbagi dengan mitra Anda, sorot area yang membutuhkan tanda tangan di dokumen Anda, lalu bagikan melalui email.

3. Anda Tidak Dapat Memverifikasi Identitas Siapa Yang Menandatangani Dokumen Tersebut

Ini juga salah satu mitos tanda tangan elektronik yang paling umum bahwa Anda tidak dapat memverifikasi penandatangan perjanjian. Ini, bagaimanapun, tidak bisa jauh dari kebenaran. Banyak alat tanda tangan elektronik dilengkapi dengan berbagai cara untuk melacak dan mengautentikasi pengguna yang membuat tanda tangan elektronik mereka dalam sebuah dokumen. Ini mungkin dengan melacak berbagai jenis metadata yang ditautkan ke pengguna tertentu atau melalui jejak audit.

Misalnya, SigningCloud menggunakan sistem eKYC (Know Your Customer) yang tepercaya dan banyak digunakan untuk membantu Anda memverifikasi dan memeriksa setiap orang yang menandatangani dokumen di platform. Sistem ini ada untuk membantu Anda menjaga integritas dokumen Anda dan memverifikasi siapa yang menandatangani kertas digital Anda. Bahkan dari proses pendaftaran di SigningCloud, pengguna akan diminta untuk memverifikasi identitasnya melalui pengenalan wajah, autentikasi microprint, dan cara lainnya. Plus, penanda tangan akan diminta untuk memberikan ID yang valid untuk berhasil mendaftar dan melakukan tanda tangan pada dokumen jika itu tidak cukup.

4. Tanda Tangan Elektronik Anda Harus Menyerupai Tanda Tangan Tulisan Tangan Anda

Tanda tangan elektronik memiliki bobot yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan. Tetap saja, tanda tangan elektronik Anda tidak perlu mencerminkan tanda tangan tulisan tangan Anda yang sebenarnya dengan sempurna. Ini membuatnya lebih fleksibel dan lebih mudah untuk mengelola tanda tangan digital karena Anda tidak perlu memastikan pihak yang menandatangani memiliki perangkat lunak atau gadget khusus untuk ditandatangani dengan tangan. Seperti disebutkan di bagian sebelumnya, ketika persetujuan, bukti, dan maksud terbukti sah pada dokumen yang ditandatangani secara elektronik, itu dianggap mengikat secara hukum di pengadilan. Jadi tulisan tangan dan tulisan tangan tidak menjadi masalah saat Anda mencoba mengadopsi tanda tangan elektronik untuk bisnis Anda.

5. Tanda Tangan Elektronik Tidak Aman

Setiap bisnis mengkhawatirkan keamanan dan ancamannya, karena itu, salah satu mitos tanda tangan elektronik yang umum berkisar pada kurangnya keamanan. Namun, faktanya tanda tangan elektronik bisa lebih aman daripada tanda tangan tulisan tangan, terutama karena adanya data dan jejak audit di balik tanda tangan tersebut. Tanda tangan tulisan tangan dapat dipalsukan, dan Anda tidak akan menjadi lebih bijak. Namun, dengan tanda tangan elektronik, Anda dapat melacak siapa yang menandatangani dokumen tersebut dan menemukan informasi dan data seputar tanda tangan tersebut. Sebagai catatan tambahan, banyak perangkat lunak tanda tangan elektronik seperti SigningCloud dilengkapi dengan fitur enkripsi yang membuat dokumen Anda lebih aman daripada salinan fisik. Anda dapat mengunci dokumen ini dan memastikan hanya pihak terkait yang dapat melihat tanda tangan dan dokumen, menghemat waktu dan sumber daya Anda dengan menjauhkan dokumen sensitif dari pengintaian.

6. Tanda Tangan Elektronik Membutuhkan Keahlian Teknis Yang Signifikan

Tampaknya tanda tangan elektronik sulit untuk digunakan atau diadaptasi, tetapi kenyataannya tidak demikian. Anda atau perusahaan Anda tidak harus menjadi pengadopsi awal teknologi inovatif untuk mulai menggunakan tanda tangan elektronik dalam bisnis Anda. Yang Anda butuhkan hanyalah gadget yang Anda gunakan untuk bekerja, dan Anda akan dapat membuat, menggunakan, menandatangani, dan mengelola dokumen yang ditandatangani secara elektronik dengan mudah. Ini karena perangkat lunak penandatanganan elektronik semuanya dilakukan dari aplikasi. Dengan cara yang sama, Anda mungkin menyiapkan dokumen Word untuk kontrak Anda, lalu menempelkan catatan tempel di tempat yang harus ditandatangani orang. Anda dapat melakukan hal yang sama dengan platform tanda tangan elektronik.

7. Anda Membutuhkan Komputer Untuk Menandatangani

Salah satu mitos tanda tangan elektronik terbesar adalah Anda atau mitra Anda hanya dapat mengakses dan menandatangani dokumen di desktop atau komputer. Meskipun itu mitos yang sangat kuat, itu tidak lagi benar. Manfaat terbesar untuk menggunakantanda tangan elektronik adalah bahwa dokumen dapat diaksesdan ditandatangani secara elektronik di mana saja, di perangkat apa saja. Ini memberi ketenangan pikiran bagi penanda tangan bahwa mereka dapat mengakses dokumen penting dari ponsel, tablet, atau desktop mereka dari jarak jauh, memungkinkan penandatangan untuk menandatangani dan mengirimkan dokumen ke perusahaan dengan cepat.

8. Anda Harus Mengeluarkan Banyak Uang Untuk Tanda Tangan Elektronik

Banyak perusahaan mungkin takut bahwa platform tanda tangan elektronik itu mahal dan hanya menambah biaya tambahan yang bisa mereka hemat. Namun, yang terjadi justru sebaliknya yaitu tanda tangan elektronik sebenarnya dapat menghemat uang bisnis Anda. Saat Anda mengadopsi platform penandatanganan elektronik, Anda dapat menghapus biaya overhead seperti kertas, penanganan dan transportasi dokumen, dan bahkan penyimpanan untuk dokumen fisik. Dengan satu langganan ke platform penandatanganan elektronik, Anda mendapatkan semua ini dengan biaya yang sangat murah untuk mengumpulkan tanda tangan dan memelihara dokumen secara fisik.

9. Beberapa Tanda Tangan Elektronik Tidak Dapat Dikelola

Saat Anda mengadopsi platform tanda tangan elektronik yang tepat, Anda dapat dengan mudah mengelola beberapa tanda tangan elektronik pada dokumen apa pun. Dan lebih dari itu, Anda dapat berkolaborasi pada dokumen ini bahkan sebelum dokumen tersebut siap untuk ditandatangani, menjadikannya lebih efisien dan efektif untuk tim Anda. Anda juga akan merasa tenang mengetahui bahwa setiap penanda tangan akan melalui proses eKYC yang sama untuk memverifikasi dan memvalidasi identitas mereka, menjadikannya pilihan yang lebih aman daripada alternatif lainnya.

10. Tanda Tangan Elektronik Hanyalah Sebuah Tren

Ketika hal-hal baru yang keren seperti alat praktis diperkenalkan, mereka dapat menjadi viral di berbagai platform, terutama online. Namun, biasanya, beberapa dari tren ini mati dan dengan cepat digantikan oleh yang baru saat internet beralih ke hal besar berikutnya. Beberapa perusahaan berpendapat bahwa tanda tangan elektronik akan mengikuti tren serupa. Namun, tidak seperti tren yang cenderung gagal, tanda tangan elektronik adalah masa depan dan masa kini. Mereka memiliki manfaat fungsional untuk bisnis dan perusahaan, terutama saat kita menyesuaikan diri dengan normal baru. Jadi meskipun tren teknologi yang lebih baru dan lebih bersinar di masa depan, perangkat lunak fungsional seperti ini akan selalu mendapat tempat dalam proses bisnis kami.

Kesimpulan

Artikel ini menyebutkan mitos tanda tangan elektronik yang paling umum yang menghentikan bisnis mengadopsi alat bermanfaat ini. Namun, kami berharap, dengan mengungkap fakta seputar mitos tersebut, bisnis Anda bisarangkul tanda tangan elektronik sebagai salah satu cara terbaik untuk merampingkan pekerjaan Andaproses dan meroketnya produktivitas dan keamanan.

10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum

10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum – Lingkungan kerja telah mengalami banyak perubahan bentuk dalam beberapa tahun terakhir, dengan pengaturan ketenagakerjaan jarak jauh dan hibrid sekarang dianggap sebagai norma setelah perubahan pola pikir yang disebabkan oleh pandemi. Banyak organisasi beralih ke tanda tangan elektronik untuk merutekan dan menandatangani dokumen dari jarak jauh.

10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum

signaturebar – Namun, beberapa mungkin masih ragu untuk beralih ke tanda tangan elektronik atau memiliki pertanyaan tentang cara kerja tanda tangan elektronik. Kami membagikan pertanyaan yang paling sering diajukan tentang tanda tangan elektronik, dan tanggapan kami terhadapnya, untuk membantu pengguna lebih memahami teknologi yang mendorong proses kontrak yang lebih nyaman, berkelanjutan, dan efisien.

1. Seberapa mudah menandatangani dokumen di organisasi saya?

Kueri ini bergantung pada sejumlah faktor internal, termasuk teknologi saat ini yang ada, dan jumlah pekerjaan yang masih diselesaikan secara manual. Mereka yang menggunakan proses tradisional, seperti mencetak, mengirim surat, menandatangani, dan memindai salinan kertas, mungkin menganggap proses tersebut tidak perlu membosankan.

Jika pengumpulan tanda tangan manual adalah pendekatan standar organisasi Anda, hal itu kemungkinan membuat prosesnya lebih menantang daripada yang seharusnya. Menggunakan solusi tanda tangan elektronik dapat membantu mempercepat dan menyederhanakan proses, sekaligus menawarkan visibilitas kepada karyawan tentang kemajuan dokumen saat ditandatangani.

2. Mengapa organisasi saya harus mulai menggunakan tanda tangan elektronik?

Manfaat umum penerapan tanda tangan elektronik mencakup peningkatan keamanan, produktivitas, dan kecepatan. Sebagian besar orang yang kami survei melaporkan mengalami lebih dari satu manfaat signifikan, termasuk peningkatan pengalaman pengguna, peningkatan pendapatan, dan dampak lingkungan. Faktanya, 80% dokumen yang dikirim menggunakan DocuSign eSignature diselesaikan dalam waktu kurang dari 24 jam.

3. Bagaimana jika pelanggan saya tidak mau menandatangani secara elektronik?

Untungnya, sebagian besar pelanggan sudah memiliki pengalaman positif dengan tanda tangan elektronik. Pemimpin di bidang ritel, perbankan, real estat, dan industri lainnya telah membuka jalan bagi pengalaman digital tepercaya, membantu pelanggan menerapkan proses yang sederhana dan efisien.

4. Apakah tanda tangan elektronik lebih aman daripada tanda tangan kertas?

Ya. Teknologi ini sangat kuat sehingga telah diterima secara luas di industri dengan standar keamanan paling ketat , termasuk layanan kesehatan, keuangan, dan pemerintahan. Tanda tangan elektronik juga jauh lebih sulit untuk dipalsukan daripada tanda tangan tinta dan kertas karena secara otomatis membuat catatan aktivitas elektronik yang dapat diakses jika diperlukan audit.

5. Bagaimana jika perusahaan saya memiliki peraturan keamanan dan privasi yang ketat?

Jika itu masalahnya, tanda tangan elektronik akan sangat cocok. Platform mereka menawarkan alat yang diperlukan untuk menyesuaikan alur kerja dan mengelola kepatuhan. Alat tanda tangan elektronik juga mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen kepatuhan.

6. Apakah tanda tangan elektronik legal untuk perjanjian yang saya kirim dan tandatangani?

Tanda tangan elektronik telah diakui secara hukum di lebih banyak negara selama beberapa dekade. Tanda tangan elektronik diakui secara hukum di Australia dan disediakan oleh Electronic Transactions Act of 1999 (Cth) (“ETA”) dan peraturan pelaksanaannya, Electronic Transactions Regulations 2000 (Cth) (“ETR”), di tingkat federal sebagaimana serta oleh berbagai undang-undang dan peraturan Negara Bagian dan Wilayah di tingkat lokal.

Undang-undang serupa telah diberlakukan di Inggris dan Uni Eropa. DocuSign mengelola basis data panduan legalitas global terkait undang-undang tanda tangan elektronik.

7. Bisakah kita membeli tanda tangan elektronik?

Mungkin pertanyaan yang lebih baik adalah, dapatkah Anda melewatkannya? Berinvestasi dalam teknologi tanda tangan elektronik dengan cepat mengurangi biaya dan mempercepat waktu untuk memperoleh pendapatan, dengan banyak pengguna melaporkan dampak positif pada laba dalam waktu kurang dari dua tahun.

8. Bisakah saya mengaturnya sendiri?

Saat memilih penyedia tanda tangan elektronik, penting untuk memilih penyedia yang menawarkan pelatihan dan dukungan untuk memastikan penerapan yang berhasil. Dengan sistem yang tepat, sebagian besar pengguna tanda tangan elektronik merasa siap untuk melakukan transisi digital.

9. Apakah alat tanda tangan elektronik dapat terintegrasi dengan alat penting lainnya?

DocuSign menyadari bahwa salah satu strategi terpenting untuk menerapkan solusi tanda tangan elektronik dengan sukses adalah mengintegrasikannya dengan alat yang sudah digunakan orang. Itu sebabnya kami menawarkan lebih dari 350 integrasi, termasuk dengan Microsoft, Salesforce, Zoom, dan Apple.

10. Bagaimana saya bisa membuat atasan saya mendukung adopsi tanda tangan elektronik?

Sebagai permulaan, bagikan informasi yang telah Anda pelajari tentang keamanan dan legalitas tanda tangan elektronik. Selanjutnya, fokuslah pada cara agar tanda tangan elektronik dapat menggantikan langkah-langkah yang sia-sia dalam alur kerja tanda tangan Anda yang sudah ada.

Strategi lain yang bermanfaat adalah berbagi informasi tentang pengalaman yang dialami pengguna tanda tangan elektronik. Mereka memperkirakan bahwa tanda tangan elektronik 45% lebih cepat daripada tanda tangan tinta dan kertas .

Sertifikat Digital untuk Tanda Tangan Elektronik: 5 Hal yang Perlu Anda Ketahui

Sertifikat Digital untuk Tanda Tangan Elektronik: 5 Hal yang Perlu Anda Ketahui – Tanda tangan elektronik telah menjadi bentuk tanda tangan yang diakui secara hukum selama lebih dari dua puluh tahun. Namun, adopsi yang meluas baru dimulai dalam beberapa tahun terakhir. Pada tahun 2021, 95% bisnis melaporkan bahwa mereka telah menggunakan tanda tangan elektronik atau telah mengadopsi rencana.

Sertifikat Digital untuk Tanda Tangan Elektronik: 5 Hal yang Perlu Anda Ketahui

signaturebar – Di antara bisnis yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik, dua pertiga mengadopsi praktik tersebut dalam dua tahun terakhir. Dalam periode pertumbuhan pesat baru-baru ini, bisnis telah melihat manfaat dari sertifikat tanda tangan digital dan verifikasi tanda tangan elektronik untuk efisiensi dan keamanan.

Baca Juga : E-signatures: Saat Dilegalkan dan Praktik Terbaik Untuk Implementasi

Manfaat ini meliputi:

  • Tanda tangan elektronik mengurangi waktu pemrosesan dokumen rata-rata 45% .
  • 54% pengguna tanda tangan elektronik melaporkan siklus transaksi yang lebih cepat.
  • Setelah adopsi yang meluas selama pandemi Covid-19, 69% responden lebih memilih tanda tangan elektronik daripada penandatanganan langsung dan menganggap prosesnya lebih aman.

Untuk memanfaatkan komponen penting dari manajemen aset digital di kantor Anda, penting untuk memahami cara kerja tanda tangan elektronik. Dalam panduan ini, Anda akan mendapatkan pemahaman teknis yang lebih baik tentang sertifikat digital dan bagaimana penerapannya pada tanda tangan elektronik.

Apa itu Sertifikat Tanda Tangan Digital?

Sertifikat tanda tangan digital juga disebut sertifikat kunci publik adalah sejenis teknologi kriptografi yang dapat diterapkan pengguna pada tanda tangan elektronik untuk secara resmi mengaitkan penandatangan dengan dokumen. Sertifikat digital menggunakan format standar yang disebut infrastruktur kunci publik (PKI) untuk mengkodekan catatan elektronik tanda tangan termasuk identitas penandatangan dan pihak yang disebutkan serta waktu penandatanganan berlangsung.

Public Key Infrastructure

PKI adalah solusi kriptografi untuk masalah sulit berkomunikasi secara aman dan pribadi di jaringan publik yang tidak aman. Dalam praktiknya, PKI bekerja dalam empat langkah yang meliputi:

  • Pengirim
  • Penerima
  • Otoritas pendaftaran Otoritas, dalam hal ini, biasanya adalah perusahaan pihak ketiga seperti IdenTrust atau DigiCert. Beberapa organisasi besar bertindak sebagai otoritas pendaftaran dan sertifikasi mereka sendiri.
  • Otoritas sertifikasi
  • Otoritas verifikasi

Untuk membuat sertifikat tanda tangan digital untuk dokumen atau aset lainnya, pengirim mengajukan permintaan ke otoritas pendaftaran. Jika otoritas pendaftaran menyetujui permintaan tersebut, otoritas sertifikasi mengeluarkan kunci kriptografik pribadi kepada pengirim dan kunci publik kepada otoritas verifikasi. Jika otoritas verifikasi mengonfirmasi kunci yang didekripsi, itu memvalidasi dan mengonfirmasi tanda tangan untuk penerima.

Teknologi kriptografi PKI tidak hanya berlaku untuk sertifikat tanda tangan digital. Ini juga merupakan standar untuk verifikasi identitas ujung ke ujung lainnya seperti penjelajahan web yang aman, pengamanan email, dan keamanan lalu lintas jaringan. Untuk manajemen dokumen yang aman , sertifikat digital berkemampuan PKI memberikan standar kepercayaan tertinggi untuk tanda tangan elektronik.

Jenis Tanda Tangan Digital

Ada tiga jenis tanda tangan digital yang berbeda dalam persyaratan validasi dan kasus penggunaan hukum.

  • Kelas 1: Memberikan keamanan PKI minimum hanya dengan menggunakan email dan nama pengguna. Tanda tangan digital kelas 1 tidak dapat membuat dokumen legal .
  • Kelas 2: Memverifikasi identitas penandatangan dalam database yang ada. Tanda tangan digital kelas 2 biasanya digunakan untuk e-filing dokumen terkait pajak seperti SPT dan SPT layanan.
  • Kelas 3: Mengharuskan pihak dan organisasi penandatangan untuk memverifikasi identitas mereka secara langsung dengan otoritas sertifikasi sebelum mengeluarkan tanda tangan apa pun. Kasus penggunaan paling umum untuk tanda tangan digital Kelas 3 termasuk pengajuan pengadilan, lelang elektronik, dan tiket elektronik.

5 Hal yang Perlu Diketahui Tentang Sertifikat Tanda Tangan Digital

Terlepas dari seberapa luas Anda ingin memasukkan sertifikat tanda tangan digital ke dalam proses Anda, ada beberapa fakta penting yang perlu diingat.

1. Tanda Tangan Elektronik Bersertifikat Digital bukan Tanda Tangan yang Dipindai

Berdasarkan hukum AS, tanda tangan elektronik dapat berupa simbol, proses, atau suara elektronik apa pun yang terkait dengan dokumen atau kontrak yang mengomunikasikan maksud untuk ditandatangani. Komunikasi dan catatan niat menghabiskan ruang lingkup hukum tanda tangan elektronik. Niat dalam kasus ini mengikat secara hukum.

Di sisi lain, sertifikat digital yang merupakan semacam tanda tangan elektronik berfungsi lebih seperti sidik jari. Ini mencatat lebih dari niat. Ini mengidentifikasi pihak, tindakan, waktu, dan tempat. Kunci yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi dapat membuktikan di pengadilan jika perlu untuk setiap perubahan selanjutnya pada dokumentasi.

2. Sertifikat Tanda Tangan Digital Mengurangi Risiko Pemalsuan, Duplikasi, dan Penyalahgunaan

Kunci publik yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi dalam sertifikat tanda tangan digital bertindak seperti notaris dalam verifikasi dokumen tradisional. Kedua belah pihak selalu dapat memverifikasi keaslian dokumen bersertifikat yang tidak berubah dengan kunci yang dikeluarkan.

Untuk mengkompromikan sertifikat tanda tangan digital memerlukan pelanggaran keamanan dari pemegang kunci lainnya dan otoritas sertifikasi. Ini secara radikal mengurangi risiko pemalsuan, duplikasi, atau perubahan yang melanggar hukum.

3. Mengadopsi Tanda Tangan Digital Mengurangi Kesalahan Dokumentasi

Karena otoritas sertifikasi memverifikasi semua bidang yang diperlukan nama, inisial, pihak terkait – dokumen yang ditandatangani secara digital mengandung lebih sedikit kesalahan. Perusahaan melaporkan pengurangan rata-rata 80% dalam kesalahan dokumen dengan tanda tangan digital.

4. Tanda Tangan Digital Mengurangi Biaya Kertas dan Bahan Lainnya

Bisnis yang mengganti proses kertas dengan tanda tangan digital dapat mengurangi biaya berulang untuk kertas, pengiriman, dan penyimpanan. Untuk sebagian besar organisasi menengah hingga tingkat perusahaan, pengurangan biaya mencapai penghematan 55-78% per tahun.

5. Pandemi Covid-19 Menyebabkan Pertumbuhan Cepat di Pasar Tanda Tangan Digital Global

Pasar tanda tangan digital global telah menunjukkan tingkat pertumbuhan tahunan majemuk berkelanjutan (CAGR) sebesar 36,1% sejak tahun 2020. Nilai pasar total diperkirakan akan tumbuh dari $4,05 miliar pada tahun 2022 menjadi $35,03 miliar pada tahun 2029. Sekitar 58% pemimpin bisnis mengaitkan pertumbuhan tersebut penggunaan tanda tangan digital untuk pembatasan Covid-19 sementara tetapi telah mengamati peningkatan 40% dalam kepuasan pelanggan dalam prosesnya.

Manajemen Dokumen yang Efisien Dengan FileCenter

FileCenter menyediakan bisnis dari semua ukuran solusi perangkat lunak manajemen dokumen satu atap yang komprehensif. Dengan fitur bawaan untuk penandatanganan digital, pengeditan PDF, dan aturan penamaan yang telah ditentukan sebelumnya, FileCenter dapat secara radikal mengatur ulang alur kerja dokumen Anda dan meningkatkan kualitas dan efisiensi keseluruhan dalam proses manajemen dokumen Anda.

E-signatures: Saat Dilegalkan dan Praktik Terbaik Untuk Implementasi

E-signatures: Saat Dilegalkan dan Praktik Terbaik Untuk Implementasi – Dengan adopsi kerja jarak jauh yang meluas, perusahaan di semua industri telah beralih ke solusi tanda tangan elektronik (e-signature) untuk menandatangani garis putus-putus dengan cepat dan efisien.

E-signatures: Saat Dilegalkan dan Praktik Terbaik Untuk Implementasi

signaturebar – Solusi tanda tangan elektronik memungkinkan perusahaan untuk melaksanakan perjanjian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis mereka, terlepas dari apakah penandatangan berada di rumah, bepergian, atau di kantor. Perusahaan yang telah mengadopsi (atau berencana untuk mengadopsi) solusi tanda tangan elektronik harus mempertimbangkan faktor hukum dan manajemen risiko yang terkait dengan tanda tangan elektronik.

Baca Juga : Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Desain Tanda Tangan Email

Berikut ini adalah ikhtisar dari faktor-faktor ini, termasuk ketika tanda tangan elektronik secara hukum mengikat suatu pihak untuk melakukan di bawah kontrak dan bagaimana perusahaan dapat mengurangi risiko saat mengadopsi solusi tanda tangan elektronik.

Tinjauan Hukum Tanda Tangan Elektronik

Legalitas tanda tangan elektronik di Amerika Serikat diatur oleh Federal Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN), yang mulai berlaku pada 1 Oktober 2000, dan Uniform Electronic Transactions Act (UETA), yang awalnya disetujui oleh Uniform Law Commission pada tahun 1999 dan sejak itu telah diadopsi dalam bentuk yang hampir sama oleh setiap negara bagian kecuali New York.

Meskipun New York belum mengadopsi UETA, Electronic Signatures and Records Act New York dirancang agar konsisten dengan ESIGN. Puerto Rico juga tidak mengadopsi UETA, sebaliknya memberlakukan Electronic Signatures Act. Sementara adopsi seragam UETA truf ESIGN, ESIGN memberikan perlakuan serupa terhadap undang-undang negara bagian yang konsisten dengan persyaratan ESIGN dan agnostik teknologi.

Beberapa konsep kunci mendasari undang-undang tanda tangan elektronik di AS.

  • ESIGN menyatakan bahwa “tanda tangan, kontrak, atau catatan lain yang terkait dengan transaksi apa pun tidak dapat disangkal akibat hukum, validitas, atau keberlakuannya semata-mata karena dalam bentuk elektronik.” Secara praktis, ini berarti bahwa, dengan asumsi tidak ada masalah hukum lainnya, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum mengikat yang sama seperti tinta basah atau tanda tangan pribadi.
  • Tidak ada teknologi khusus yang diperlukan agar tanda tangan elektronik mengikat secara hukum. Misalnya, pengadilan telah menegakkan perjanjian “clickwrap” yang hanya memerlukan “klik” afirmatif dari pengguna (selama pengguna memiliki pemberitahuan yang wajar tentang persyaratan kontrak sebelum mengklik dan klik-tayang secara wajar menunjukkan persetujuan mereka).
  • ESIGN secara tegas mendahului undang-undang negara bagian yang mengadopsi UETA sejauh hukum tersebut berbeda dari UETA yang disetujui dan pengecualian yang diambil oleh negara bagian tersebut tidak konsisten dengan ESIGN atau bukan agnostik teknologi.

Sementara ESIGN dan UETA secara luas mendefinisikan “transaksi” untuk mencakup hampir semua transaksi, ada kontrak tertentu yang dikecualikan dari ketentuan ESIGN. Ketentuan permisif ESIGN tidak berlaku untuk “wasiat, kodisil, atau perwalian wasiat,” masalah hukum keluarga, atau ketentuan tertentu dari Uniform Commercial Code. ESIGN juga tidak menyertakan tanda tangan pada dokumen pengadilan resmi dan perjanjian konsumen tertentu (misalnya, layanan utilitas atau penarikan produk).

Perubahan teknologi telah menyebabkan beberapa negara bagian memperbarui versi UETA mereka. Misalnya, beberapa negara bagian dalam beberapa tahun terakhir telah memperbarui versi UETA mereka untuk mengikuti perkembangan pesat teknologi blockchain ( terutama bertentangan dengan pedoman Uniform Law Commission) .

Secara umum, pembaruan ini mengakui bahwa kontrak yang dihasilkan menggunakan teknologi blockchain harus diberikan efek yang sama seperti tanda tangan elektronik lainnya yang dicakup oleh UETA. Negara bagian juga telah memberlakukan undang-undang dengan ketentuan bahwa pengadilan tidak boleh membatalkan kontrak karena mengandung istilah “kontrak pintar”. Untuk informasi lebih lanjut tentang persimpangan teknologi tanda tangan elektronik dan teknologi blockchain, hubungi tim Blockchain, Crypto & Metaverse ArentFox Schiff.

Meskipun meningkatnya prevalensi tanda tangan elektronik memiliki implikasi untuk hampir setiap industri, hal ini terutama terjadi di industri real estat komersial. Ketentuan ESIGN dan UETA mengakui notaris elektronik dokumen. Beberapa negara bagian telah mengadopsi undang-undang yang mengizinkan notaris online jarak jauh (RON) dari dokumen transaksi real estat. Ketentuan khusus undang-undang RON bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya.

Secara umum, undang-undang RON masing-masing negara bagian (i) mengizinkan notaris melalui komunikasi audio atau video (bahkan jika penandatangan berada di luar negara bagian yang diotorisasi oleh notaris); (ii) mensyaratkan bahwa notaris mengautentikasi orang yang menandatangani; dan (iii) memerlukan perekaman komunikasi audio atau video yang melaluinya notaris berlangsung. Untuk informasi khusus yurisdiksi tentang penerapan undang-undang RON pada transaksi real estat komersial, hubungi grup latihan Real Estat ArentFox Schiff.

Ketika memperdebatkan keabsahan tanda tangan elektronik di pengadilan, tanda tangan elektronik tunduk pada aturan pembuktian yang sama seperti tanda tangan tradisional dengan tinta basah. Dengan kata lain, agar berhasil menegakkan perjanjian yang ditandatangani oleh e-signature, perusahaan yang menggunakan solusi e-signature harus memastikan bahwa mereka memiliki proses bisnis standar.

Potensi Risiko dengan Tanda Tangan Elektronik

Seperti halnya proses bisnis apa pun, ada beberapa masalah manajemen risiko praktis yang harus ditangani oleh perusahaan untuk praktik tanda tangan elektronik. Risiko ini ada dengan tanda tangan tinta basah, tetapi, karena kecepatan dan kemudahan pelaksanaan kontrak secara elektronik, risiko dapat meningkat dengan mudah.

Risiko Kepatuhan

Ada risiko kepatuhan yang ditimbulkan oleh penggunaan tanda tangan elektronik. Perusahaan yang memanfaatkan proses ini harus memastikan bahwa bisnis mereka tidak tunduk pada peraturan yang akan membatasi penggunaan tanda tangan elektronik. Misalnya, berdasarkan ESIGN, jika undang-undang atau peraturan federal meminta pemberitahuan untuk diberikan kepada konsumen secara tertulis, perusahaan harus memenuhi beberapa persyaratan pemberitahuan sebelum dapat memberikan pemberitahuan tertulis kepada konsumen secara elektronik.

Baru-baru ini, empat Senator memperkenalkan undang- undang untuk memodernisasi ESIGN dengan (i) menghapus persyaratan bahwa konsumen “secara wajar menunjukkan” kemampuannya untuk mengakses informasi dalam bentuk elektronik sebelum menerimanya secara elektronik, dan (ii) mengharuskan entitas hanya perlu memberikan pernyataan yang menginformasikan konsumen bahwa perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mengakses informasi telah berubah. Beberapa negara bagian juga memberlakukan persyaratan pemberitahuan, di antara peraturan lainnya, tentang perpanjangan kontrak konsumen secara otomatis, yang dapat dipilih oleh banyak konsumen untuk ditandatangani secara elektronik.

Selain itu, perusahaan yang beroperasi di industri yang diatur oleh FDA harus berhati-hati untuk mematuhi persyaratan dalam 21 CFR Bagian 11 tentang catatan elektronik dan tanda tangan elektronik. Untuk panduan tentang menavigasi catatan elektronik FDA dan persyaratan tanda tangan elektronik, hubungi tim Makanan, Obat, Alat Medis, dan Kosmetik ArentFox Schiff.

Kegagalan untuk mematuhi persyaratan kepatuhan yang terkait dengan tanda tangan elektronik dapat membebaskan pihak lawan dari kewajiban mereka berdasarkan perjanjian dengan perusahaan dan membuat perusahaan dikenai sanksi peraturan. Proses tanda tangan elektronik yang dirancang dengan benar akan memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan kenyamanan dan kemudahan solusi tanda tangan elektronik sambil tetap mematuhi standar peraturan yang berlaku.

Risiko Otentikasi dan Penolakan

Masalah otentikasi juga dapat muncul ketika perusahaan menggunakan solusi tanda tangan elektronik untuk kontrak. Sementara undang-undang dapat membahas masalah apakah tanda tangan elektronik memenuhi syarat sebagai tanda tangan, undang-undang tersebut tidak menyentuh apakah tanda tangan elektronik adalah tanda tangan pihak tertentu .

Tanda tangan elektronik dapat dipalsukan dengan mudah (atau lebih mudah) seperti tanda tangan tinta basah. Jika ada perselisihan tentang keaslian tanda tangan elektronik, masing-masing pihak harus membuktikan “siapa menandatangani apa.” Perusahaan yang tidak mengambil langkah untuk mengautentikasi atribusi tanda tangan elektronik mungkin akan kesulitan untuk menegakkan kesepakatan di masa mendatang. Hal ini dapat menyebabkan kerusakan pada reputasi bisnis, kontrol internal, dan laba.

Selain itu, perusahaan menanggung risiko bahwa salah satu pihak akan menolak isi dokumen yang ditandatangani secara elektronik dengan mengklaim bahwa isi dokumen berubah setelah pihak tersebut membubuhkan tanda tangan elektroniknya. Perselisihan ini akan menghidupkan isu fakta, khususnya, kapan dan apakah sebuah dokumen diubah dibandingkan dengan saat ditandatangani.

Seringkali, kontrak akan memungkinkan satu pihak untuk memperbarui persyaratannya secara sepihak tanpa pemberitahuan. Para pihak harus memastikan bahwa kontrak mereka jelas tentang kapan dan bagaimana salah satu pihak dapat secara sepihak mengubah ketentuan kontrak, terutama saat menjalankan kontrak dengan solusi tanda tangan elektronik.

Secara praktis, ini bukan masalah baru – perusahaan juga menanggung risiko otentikasi dan penolakan saat menggunakan tanda tangan tinta basah, terutama saat menggunakan halaman tanda tangan tinta basah “breakaway”. Untungnya, sebagian besar solusi tanda tangan elektronik menyediakan fitur keamanan yang memungkinkan perusahaan mengurangi risiko ini.

Fitur Keamanan dalam Solusi E-Signature

Perusahaan dapat memperoleh manfaat dari peningkatan keamanan yang signifikan pada proses kontrak mereka dengan mengadopsi solusi tanda tangan elektronik:

  • Verifikasi Identitas

Versi paling dasar dari solusi tanda tangan elektronik mengharuskan penanda tangan untuk memverifikasi identitas mereka melalui (i) email mereka; atau (ii) beberapa bentuk otentikasi dua faktor. Perusahaan yang menginginkan tingkat keamanan yang lebih tinggi untuk perjanjian tertentu dapat mengambil manfaat dari penggunaan teknologi tanda tangan digital, yang akan kami bahas lebih lanjut di bawah ini.

  • Keamanan Dokumen

Salah satu cara utama solusi tanda tangan elektronik menjaga keamanan dokumen adalah dengan jejak audit yang disematkan dalam dokumen. Jejak audit adalah log digital dengan arsip tanda tangan yang diberi cap waktu yang merinci kapan masing-masing pihak membuka, melihat, dan menandatangani perjanjian. Dalam beberapa kasus, detail tambahan dapat dikumpulkan, seperti alamat IP atau geolokasi yang terkait dengan tanda tangan.

Perusahaan harus meninjau standar keamanan yang disediakan oleh penyedia tanda tangan elektronik di tingkat tanda tangan dan dokumen. Penyedia tanda tangan elektronik harus menyediakan enkripsi data yang kuat saat transit dan saat istirahat.

Perusahaan dapat mengeksplorasi lebih lanjut opsi keamanan yang tersedia melalui berbagai penyedia tanda tangan elektronik, seperti apakah solusi tanda tangan elektronik mereka menggunakan fungsi hash untuk memverifikasi dan mengamankan setiap catatan dokumen dan jejak audit. Ini menghasilkan pengidentifikasi unik ( yaitu , hash) untuk setiap catatan yang menentukan apakah dokumen diubah sebelum atau sesudah tanda tangan.

Tanda Tangan Digital

Solusi tanda tangan digital menggunakan protokol Infrastruktur Kunci Publik (PKI) untuk menghasilkan dua angka, atau “kunci”, yang terkait dengan tanda tangan. Satu kunci bersifat publik, dan satu kunci bersifat pribadi. Kunci pribadi digunakan untuk menandatangani dan mengenkripsi dokumen. Ketika penandatangan mengirimkan perjanjian ke pihak lain, ia akan mengirimkan salinan kunci publiknya.

Jika kunci tidak cocok, penerima tidak dapat mendekripsi tanda tangan. Dengan kata lain, hanya kunci publik penandatangan yang akan membuka kunci dokumen yang dilindungi oleh kunci pribadi penandatangan. Tanda tangan digital membantu memastikan setiap penandatangan adalah orang yang tepat yang menandatangani dokumen yang tepat.

Kesimpulan

Dengan menyesuaikan proses tanda tangan elektronik untuk memperhitungkan risiko hukum dan lainnya, perusahaan dapat memaksimalkan manfaat yang ditawarkan oleh solusi tanda tangan elektronik. Perusahaan juga harus meninjau proses tanda tangan elektronik mereka untuk memastikan bahwa mereka menggabungkan kemajuan terbaru dalam teknologi keamanan dan otentikasi.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Lansiran ini atau ingin mendiskusikan bagaimana mengadopsi solusi tanda tangan elektronik dapat meningkatkan proses kontrak Anda, silakan hubungi Matt Berlin, Mariam Creedon, Christine Chong, Scott Gates, atau Kinnon McDonald.