Mengapa Tanda Tangan Digital Bersertifikat Tidak Bisa Dipalsukan
signaturebar– Tanda tangan palsu belakangan ini menjadi perbincangan hangat di masyarakat. Menurut undang-undang yang berlaku, pemalsuan tanda tangan merupakan tindak pidana. Mereka yang dinyatakan bersalah dapat dijerat Pasal 263 KUHP, dan menghadapi hukuman enam tahun penjara. Masalah ini menawarkan alasan kuat bagi bisnis dan publik untuk beralih ke tanda tangan digital bersertifikat. Apalagi, salah satu kasus pemalsuan tanda tangan tahun ini adalah pemalsuan tanda tangan ‘basah’ atau konvensional.
Mengapa tanda tangan digital bersertifikat lebih aman daripada tanda tangan basah? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini.
Kerugian dari Tanda Tangan Basah
Tanda tangan basah yang telah digunakan selama berabad-abad masih memiliki kelemahan. Inilah beberapa di antaranya.
1. Memerlukan pertemuan fisik
Tanda tangan basah membutuhkan pertemuan fisik antara pihak yang disepakati dan saksi untuk berlangsung. Pertemuan fisik bisa menjadi masalah ketika tidak semua pihak dalam kesepakatan dapat hadir. Mereka juga berisiko dalam situasi krisis seperti pandemi atau bencana alam.
2. Rawan dipalsukan
Tanda tangan basah rentan terhadap pemalsuan. Banyak orang tidak melihat masalah dengan tanda tangan basah yang ditampilkan secara terbuka. Sayangnya, tanda tangan yang ditampilkan di depan umum sangat rentan terhadap pemalsuan. Itu sebabnya satu-satunya tanda tanganyang biasanya terlihat di layar publik adalah tanda tangan.
3. Mudah ditiru
Tanda tangan basah mudah ditiru. Peniruan dapat menyebabkan penyalahgunaan oleh pihak yang tidak berwenang karena tidak ada mekanisme untuk menjamin identitas penanda tangan.
4. Memerlukan media fisik
Tanda tangan basah harus dalam bentuk fisik, baik di atas kertas atau sejenisnya. Hal ini menimbulkan masalah seperti biaya pencetakan, biaya penyimpanan dokumen, dan risiko kerusakan dokumen.
Keuntungan Tanda Tangan Digital Bersertifikat
1. Lebih praktis dan mudah diakses
Dokumen dapat ditandatangani secara digital kapan pun dan di mana pun selama tersedia akses ke perangkat elektronik seperti komputer atau ponsel.
2. Tidak perlu dokumen fisik
Tanda tangan digital meniadakan kebutuhan akan dokumen fisik.
3. Hemat uang
Tanda tangan digital digunakan pada dokumen digital, sehingga tidak perlu lagi mencetak dokumen tersebut. Ini dapat menghemat banyak biaya pencetakan. Penanda tangan juga tidak perlu lagi bepergian, sehingga semakin mengurangi biaya terkait.
4. Sulit dipalsukan
Meskipun dokumen digital mudah untuk disalin, tanda tangan digital tidak. Hal ini karena tanda tangan digital melibatkan sertifikat digital untuk verifikasi identitas dan enkripsi data, yang memastikan bahwa informasi yang berkaitan dengan tanda tangan digital adalah valid dan tidak dapat diubah. Ini membuat mereka lebih aman.
5. Akses multi-perangkat
Alasan lain yang membuat tanda tangan digital lebih aman adalah dapat diintegrasikan dengan banyak perangkat. Integrasi ini tidak hanya membuat mereka nyaman tetapi juga lebih akuntabel dan dapat dilacak.
6. Berkekuatan hukum sama seperti tanda tangan basah
Dengan tanda tangan digital yang sah, penanda tangan telah memenuhi keabsahan, kekuatan hukum, dan akibat hukum dari tanda tangan digital sebagaimana diatur dalam Pasal 11 ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Selain UU ITE, tanda tangan digital tersertifikasi juga diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE) dan Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik.
Kebijakan privasi disediakan untuk memastikan bahwa data pribadi pengguna dijaga kerahasiaannya. Penggunaan teknologi kriptografi asimetris yang dibuat secara unik untuk setiap individu berarti informasi identitas Anda juga lebih aman.
Solusi Tanda Tangan Digital Bersertifikat dari VIDA
VIDA adalah Certificate Authority (CA) di Indonesia yang telah memiliki fitur keamanan tinggi yang memastikan keaslian, integritas, dan tidak dapat disangkal. Validasi dokumen elektronik yang menggunakan tanda tangan digital bersertifikat menjamin keasliannya. Melalui manajemen akses, verifikasi dan autentikasi identitas, serta tanda tangan digital tersertifikasi, VIDA membantu pemilik bisnis melindungi identitas digital penggunanya.
Dalam menjalankan perannya sebagai entitas terpercaya yang menjamin kepemilikan unik atas sertifikat elektronik yang diklaim pengguna, VIDA mengadopsi budaya keamanan siber yang ketat dalam prosesnya. Teknologi tanda tangan digital VIDA juga memenuhi standar protokol keamanan yang kuat dari ISO 27001, sehingga menawarkan layanan keamanan data terbaik bagi pengguna.
Sebagai CA, VIDA menyediakan solusi tanda tangan digital bersertifikat untuk memungkinkan penandatanganan dokumen dan data digital dengan mudah dan aman menggunakan VIDA Sign.
5 Hal Yang Sering Ditanyakan Tentang Digital Signature – Dalam kehidupan kita sehari-hari, sering terjadi pada kita bahwa kita merasa begitu jelas tentang suatu konsep sehingga kita bahkan tidak berpikir untuk menyelidikinya, dan ternyata kita seharusnya mempelajarinya lebih dalam. Namun, di lain waktu, kami memiliki banyak keraguan tentangnya, tetapi kami tidak tahu bagaimana dan di mana menemukan jawabannya.
5 Hal Yang Sering Ditanyakan Tentang Digital Signature
signaturebar– Konsep tanda tangan digital adalah contoh yang sangat baik dari situasi ini. Tidak diragukan lagi itu adalah istilah yang dikenal masyarakat umum; Toh, penggunaannya sudah meluas di administrasi dan departemen sumber daya manusia. Meski begitu, setiap kali kami mengadakan pertemuan dengan klien konsolidasi atau potensial (baik dalam pameran atau pertemuan), kami menyadari bahwa ada aspek tentang teknologi ini yang tidak sejelas atau tidak dapat dipahami seperti yang kami duga pada awalnya.
Pertemuan ini selalu berharga karena berkat mereka kami dapat mengetahui pertanyaan apa yang paling sering diajukan klien kami terkait tanda tangan digital. Seperti yang kami sepakati dengan penulis Argentina Jorge Luis Borges ketika dia mengatakan bahwa “keraguan adalah salah satu nama kecerdasan”, kami telah menyusun di sini 5 pertanyaan yang paling sering diajukan, dan kami telah memberikan jawabannya.
1. Apakah tanda tangan digital aman? Dapatkah seseorang memalsukan milik saya?
Tanda tangan digital aman, dan rumit untuk memalsukannya. Karena, berdasarkan kriptografi asimetris, mereka memiliki kunci privat, yang hanya diketahui oleh penanda tangan, dan kunci publik, yang tersedia untuk semua orang; keduanya dihasilkan melalui algoritma kunci publik.
Dengan cara ini, ketika pengguna ingin menandatangani dokumen, dia menggunakan kunci pribadinya, yang unik dan tidak dapat dialihkan, dan yang secara eksklusif menjadi miliknya; tidak ada orang lain yang dapat mengaksesnya.
Agar kasus pemalsuan tanda tangan digital terjadi, penyerang harus mendapatkan kunci pribadi penanda tangan, dan ini sangat sulit. Jika hal itu terjadi, pengguna dapat mencabut kepercayaan pada kunci yang telah disusupi, melalui kunci lain yang berbeda, dalam kuasa Otoritas Sertifikasi (CA) yang mengeluarkan sertifikat, dan tindakan keamanan yang ketat melindunginya.
Oleh karena itu, jika Anda akan menggunakan tanda tangan digital, Anda dapat yakin dan mempercayainya untuk melakukan prosedur apa pun: rumit bagi seseorang untuk memalsukannya, dan jika demikian, masalah dapat diselesaikan.
2. Sangat bagus, tapi bagaimana cara kerja tanda tangan digital?
Tanda tangan digital didasarkan pada sertifikat digital yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi (CA). Sertifikat digunakan untuk menautkan identitas digital ke pasangan kunci yang dibuat oleh pengguna dan berisi data seperti nama mereka, tanggal kedaluwarsa sertifikat, salinan kunci publik, dan informasi tentang CA yang mengeluarkan sertifikat.
CA terkait memverifikasi identitas setiap pengguna; setelah dilakukan, pengguna tersebut dapat menerbitkan sertifikat digital dan menandatangani dokumen yang diinginkan. Pada gilirannya, sertifikat digital didasarkan pada kriptografi asimetris, dan seperti yang kami sebutkan di poin sebelumnya, mereka memiliki kunci publik dan kunci privat.
Dari sudut pandang teknis, saat Anda ingin menandatangani dokumen, hash (pengidentifikasi dokumen digital yang unik dan tidak dapat dialihkan) biasanya dihasilkan menggunakan fungsi hash . Hash ini dienkripsi menggunakan kunci pribadi penanda tangan dan digabungkan dengan kunci publik untuk membuat apa yang umumnya dikenal sebagai tanda tangan digital.
Penerima, pada gilirannya, memverifikasi identitas penanda tangan melalui kunci publik, yang memungkinkan penjaminan privasi informasi yang dipertukarkan antara dua pengguna.
3. Bisakah saya mempercayai dokumen yang memiliki tanda tangan digital?
Tentu saja. Jika ada perubahan dalam dokumen, tanda tangan tidak berlaku lagi karena dokumen telah dimodifikasi dan hash yang ditandatangani tidak cocok dengan hash saat ini. Di sisi lain, jika ada indikasi bahwa kunci privat pengguna telah disusupi (antara lain), sertifikat digital dapat dicabut dan tidak lagi dapat digunakan untuk penandatanganan.
4. Namun, organisasi seperti apa yang menggunakan tanda tangan digital?
Karena banyak manfaat yang dibawanya dan tingkat keamanan yang ditawarkannya, tanda tangan digital telah diadopsi oleh banyak organisasi di sektor publik dan swasta, dan di berbagai industri seperti keuangan, perawatan kesehatan, atau hukum. Hukum masing-masing negara mengatur penggunaannya.
Selain itu, banyak perusahaan bercita-cita untuk mencapai model “ kantor tanpa kertas ”, yang memungkinkan mereka menghemat biaya, memiliki pengaturan dokumen yang lebih baik, dan menghasilkan dampak lingkungan yang lebih rendah.
5. Jadi, bagaimana cara memilih tanda tangan digital yang tepat untuk organisasi saya?
Saat memutuskan satu produk atau lainnya, kami sarankan Anda memilih salah satu yang memenuhi persyaratan berikut:
Bahwa itu mengikat secara hukum dan menawarkan jaminan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan seperti eIDAS .
Itu memungkinkan alur kerja untuk mempercepat persetujuan dokumen oleh beberapa penandatangan.
Itu memiliki opsi tanda tangan massal, untuk mengotomatiskan proses tanda tangan untuk ratusan dokumen.
Temukan tanda tangan digital nebulaSUITE
nebulaSUITE by vintegrisTECH menawarkan tanda tangan digital yang diakui secara hukum untuk mematuhi peraturan seperti eIDAS melalui solusi nebulaSIGN karena menggunakan sertifikat digital berkualifikasi yang dikeluarkan melalui CA, vinCAsign .
Antara lain, tanda tangan digital nebulaSIGN menawarkan opsi untuk menggunakan alur kerja dan tanda tangan massal, untuk membantu organisasi menjalankan prosedur hukum, administrasi, dan birokrasi dalam waktu sesingkat mungkin sehingga mereka dapat mendedikasikan sumber daya mereka untuk memperkuat hubungan dengan pelanggannya dan memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik. Semua pemotongan biaya ini dengan tidak harus mencetak, menyalin, dan menyimpan dokumen kertas.
Selain itu, Víntegris baru-baru ini disetujui sebagai penyedia layanan elektronik tepercaya yang memenuhi syarat di bawah eIDAS, memperoleh sertifikasi Common Criteria EAL4 + untuk produk vinCERTcore (bagian dari nebulaSUITE), yang diberikan oleh National Cryptological Center. Perlu disebutkan bahwa level CC EAL4+ adalah level tertinggi yang diberikan oleh CCN dalam hal pengakuan tingkat keamanan suatu produk.
7 Keuntungan Teratas dari Tanda Tangan Digital – Tanda tangan digital digunakan secara luas saat ini untuk manfaat besar yang mereka berikan kepada perusahaan di seluruh dunia. Pada artikel ini, kita akan membahas keuntungan utama tanda tangan digital dan alasan mengapa ini merupakan investasi hemat biaya bagi perusahaan yang masih mengandalkan proses dokumen berbasis kertas.
7 Keuntungan Teratas dari Tanda Tangan Digital
1. Keamanan yang lebih tinggi
signaturebar– Tanda tangan digital dibangun di atas teknologi PKI , suatu bentuk enkripsi di mana tanda tangan menjadi bagian dari dokumen akhir dan tidak dapat dimodifikasi atau dihapus. Saat menandatangani secara digital, penanda tangan mengidentifikasi diri mereka melalui ID elektronik nasional .
eID semakin banyak digunakan untuk mengakses layanan publik dan swasta secara online, sehingga pelanggan Anda juga akan menganggapnya sebagai alat identifikasi yang dapat dipercaya. Selain itu, saat seseorang membuat tanda tangan digital, waktu dan lokasi IP dicatat dalam jejak audit yang disematkan di dalam dokumen. Satu-satunya bukti hukum yang Anda butuhkan di pengadilan adalah PDF yang ditandatangani secara digital.
2. Kepatuhan hukum dan penerimaan luas
Salah satu keuntungan besar dari tanda tangan digital adalah dapat diterapkan di hampir setiap negara maju di seluruh dunia. Apakah perusahaan Anda pernah beroperasi di luar batas negara? Apakah Anda memiliki pelanggan, mitra, atau pemasok di luar negeri? Lebih banyak alasan untuk menggunakan tanda tangan digital karena mereka mengikat secara hukum seperti rekan tulisan tangan mereka.
Di Uni Eropa, tanda tangan digital dianggap sebagai jenis tanda tangan elektronik yang paling aman dan dapat digunakan untuk menandatangani sebagian besar dokumen.
3. Penghematan waktu
Transaksi dokumen berbasis kertas mengisi hari Anda dengan tugas-tugas manual seperti penyusunan, pencetakan, pemindaian, dan pengiriman. Belum lagi butuh berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu untuk menandatangani dan mengembalikannya. Dan jika tanda tangan hilang, Anda perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk meminta jawaban, mengirim ulang, dan menunggu lagi.
Proses penandatanganan digital mengotomatiskan pekerjaan manual dan mengurangi waktu tunggu yang lama menjadi beberapa jam. “Dengan lebih dari 3.000 kontrak dan perjanjian per bulan, kami telah menghitung bahwa kami membebaskan karyawan kami setara dengan 385 jam kerja. Mereka dapat berfokus pada melayani pelanggan dan penyewa kami alih-alih menghabiskan waktu, misalnya, mengemas surat dan mencapnya.” – Thomas B. Skræddergaard, Kepala TI di DEAS
4. Otomatisasi alur kerja
Proses kertas membutuhkan koordinasi, akurasi, dan pelacakan manual. Terutama ketika Anda perlu memastikan bahwa dokumen ditandatangani dengan urutan tertentu dan kerahasiaan data terlindungi. Saat orang mengelola dokumen, kesalahan dapat terjadi.
Keterlambatan, kesalahan, dan risiko pelanggaran kebijakan adalah bagian alami dari proses tersebut. Tapi mereka terpotong saat menggunakan alat digital yang membuat alur kerja terstandarisasi, konsisten, dan bebas kesalahan.
5. Penghematan biaya
Untuk mendapatkan kontrak standar 10 halaman yang ditandatangani oleh tiga pihak, sebuah perusahaan biasanya menghabiskan €6,15 . Seiring bertambahnya jumlah transaksi, kemudahan ekonomi menuju digital pun meningkat. Pada tabel di bawah ini, kami menggabungkan temuan dari serangkaian studi yang dilakukan di AS yang menunjukkan penghematan rata-rata yang dapat diperoleh perusahaan menengah dengan beralih dari kertas ke proses digital.
6. Pengguna akhir yang lebih bahagia
Tanda tangan digital juga menguntungkan klien, mitra, dan pemangku kepentingan Anda. Alih-alih mengunjungi cabang, kantor, atau toko Anda secara fisik, mereka dapat masuk dari mana saja, di perangkat apa saja, dan dengan kecepatan mereka sendiri. Dan selain menghasilkan perputaran yang lebih cepat, pengalaman yang lebih baik ini menghasilkan kepuasan dan retensi pelanggan yang lebih tinggi.
7. Citra perusahaan dan CSR yang lebih baik
Tanda tangan digital membantu mengurangi dampak lingkungan bisnis Anda. Menurut Kantor Bantuan Lingkungan Minnesota, rata-rata pekerja kantor setiap tahun menggunakan 20 rim kertas (10.000 lembar). Di sisi lain, kami memperkirakan bahwa sejak 2014, kami telah membantu menghemat lebih dari 74 ton/2 juta lembar kertas per tahun. Anda juga bisa menjadi bagian dari perubahan dan menuai keuntungan dari tanda tangan digital.
Kebenaran Di Balik 10 Mitos E-Signature Umum – Dalam satu dekade terakhir, kita telah melihat betapa cepatnya teknologi berkembang untuk beradaptasi dan bahkan membuka cara kerja baru. Dan khususnya dalam dua tahun terakhir, saat kami berjuang melawan pandemi COVID-19 pada tahun 2020, teknologi telah beradaptasi lebih cepat untuk membantu kami merangkul pekerjaan jarak jauh dan hybrid, yang mengarah ke normalisasi fungsi seperti konferensi video atau tanda tangan elektronik.
Kebenaran Di Balik 10 Mitos E-Signature Umum
signaturebar– Dan dengan teknologi baru apa pun yang membantu kita meningkatkan cara kita bekerja dan berkolaborasi, tidak mengherankan jika beberapa mitos dan kesalahpahaman dapat muncul. Khususnya untuk tanda tangan elektronik, beberapa mungkin muncul, menyebabkan adopsi yang lebih lambat dalam alur kerja bisnis. Apakah Anda bersalah karena memercayai mitos tentang tanda tangan elektronik ini?
Apa Yang Menghentikan Bisnis Mengadopsi Tanda Tangan Elektronik Tanpa Berpikir Dua Kali?
Tanda tangan elektronik adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga alur kerja bisnis Anda tetap stabil tanpa menggunakan sumber daya yang tidak perlu atau membuang waktu yang berharga. Namun, banyak bisnis mungkin khawatir bahwa tanda tangan elektroniktidak asli atau lebih berbahaya daripada tanda tangan palsu. Beberapa orang mungkin percaya bahwa tanda tangan elektronik adalah ilegal dan dapat diakses oleh sembarang orang, membuatnya mudah untuk memalsukan dokumen asli secara langsung. Ini dan beberapa mitos lainnya dapat mempersulit perusahaan untuk memutuskan untuk menyertakan penandatanganan elektronik dalam operasi mereka. Di blog ini, kami ingin melihat mitos-mitos ini dan mulai menyanggahnya. Jadi baca terus untuk menemukan 10 mitos tanda tangan elektronik yang umum dan kebenaran sebenarnya di baliknya.
1. Tanda Tangan Elektronik Bukanlah Ikatan Hukum
“Tanda tangan elektronik adalah ilegal” adalah salah satu mitos tanda tangan elektronik pertama dan paling umum yang mungkin dipercaya beberapa perusahaan. Namun, banyak studi kasus dan pengalaman beberapa perusahaan membuat kita melihat bahwa ini benar-benar mitos. Tanda tangan elektronik telah dianggap legal di beberapa industri sejak lama. Dalam beberapa kasus, Anda hanya perlu membuktikan persetujuan dan niat, mirip dengan tanda tangan kertas lainnya, untuk menguji validitas tanda tangan elektronik.
Dan alat tanda tangan elektronik seperti SigningCloud memungkinkan individu dan bisnis mengumpulkan dan membuat dokumen bertanda tangan yang diakui secara sempurna oleh undang-undang, menjadikannya sumber yang valid dan tepat untuk bisnis di seluruh dunia untuk menandatangani tanda tangan elektronik. E-Signatures In Global and National Commerce (ESIGN) menyatakan bahwa dokumen atau kontrak tidak akan dianggap batal dalam hal keberlakuan, validitas, atau efek hukum dalam bentuk digitalnya. Ini berarti bahwa tanda tangan elektronik dapat diterima untuk ditandatangani, bahkan dokumen yang mengikat secara hukum.
2. Tanda Tangan Elektronik Sulit Diadopsi
Banyak bisnis dan perusahaan percaya bahwa tanda tangan elektronik dapat menjadi tantangan untuk diadopsi di beberapa titik. Tapi ini juga mitos tanda tangan elektronik. Faktanya adalah mengadopsi tanda tangan elektronik dalam bisnis Anda tidak berbeda dengan beradaptasi dengan, katakanlah, aplikasi penyimpanan cloud atau perangkat lunak konferensi video. Jika ada, alat tanda tangan elektronik yang tepat dapat memudahkan karyawan atau mitra mana pun untuk mempelajari cara menandatangani dokumen dan berkolaborasi dengan lebih baik, terutama dengan antarmuka pengguna yang mudah. Di sinilah SigningCloud berguna yaitu mudah digunakan langsung, memiliki template yang dapat disesuaikan untuk memulai lebih cepat, dan memiliki kurva pembelajaran yang rendah untuk mulai digunakan dan diimplementasikan oleh bisnis apa pun. Alat ini sangat sederhana untuk mulai berbagi dengan mitra Anda, sorot area yang membutuhkan tanda tangan di dokumen Anda, lalu bagikan melalui email.
3. Anda Tidak Dapat Memverifikasi Identitas Siapa Yang Menandatangani Dokumen Tersebut
Ini juga salah satu mitos tanda tangan elektronik yang paling umum bahwa Anda tidak dapat memverifikasi penandatangan perjanjian. Ini, bagaimanapun, tidak bisa jauh dari kebenaran. Banyak alat tanda tangan elektronik dilengkapi dengan berbagai cara untuk melacak dan mengautentikasi pengguna yang membuat tanda tangan elektronik mereka dalam sebuah dokumen. Ini mungkin dengan melacak berbagai jenis metadata yang ditautkan ke pengguna tertentu atau melalui jejak audit.
Misalnya, SigningCloud menggunakan sistem eKYC (Know Your Customer) yang tepercaya dan banyak digunakan untuk membantu Anda memverifikasi dan memeriksa setiap orang yang menandatangani dokumen di platform. Sistem ini ada untuk membantu Anda menjaga integritas dokumen Anda dan memverifikasi siapa yang menandatangani kertas digital Anda. Bahkan dari proses pendaftaran di SigningCloud, pengguna akan diminta untuk memverifikasi identitasnya melalui pengenalan wajah, autentikasi microprint, dan cara lainnya. Plus, penanda tangan akan diminta untuk memberikan ID yang valid untuk berhasil mendaftar dan melakukan tanda tangan pada dokumen jika itu tidak cukup.
4. Tanda Tangan Elektronik Anda Harus Menyerupai Tanda Tangan Tulisan Tangan Anda
Tanda tangan elektronik memiliki bobot yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan. Tetap saja, tanda tangan elektronik Anda tidak perlu mencerminkan tanda tangan tulisan tangan Anda yang sebenarnya dengan sempurna. Ini membuatnya lebih fleksibel dan lebih mudah untuk mengelola tanda tangan digital karena Anda tidak perlu memastikan pihak yang menandatangani memiliki perangkat lunak atau gadget khusus untuk ditandatangani dengan tangan. Seperti disebutkan di bagian sebelumnya, ketika persetujuan, bukti, dan maksud terbukti sah pada dokumen yang ditandatangani secara elektronik, itu dianggap mengikat secara hukum di pengadilan. Jadi tulisan tangan dan tulisan tangan tidak menjadi masalah saat Anda mencoba mengadopsi tanda tangan elektronik untuk bisnis Anda.
5. Tanda Tangan Elektronik Tidak Aman
Setiap bisnis mengkhawatirkan keamanan dan ancamannya, karena itu, salah satu mitos tanda tangan elektronik yang umum berkisar pada kurangnya keamanan. Namun, faktanya tanda tangan elektronik bisa lebih aman daripada tanda tangan tulisan tangan, terutama karena adanya data dan jejak audit di balik tanda tangan tersebut. Tanda tangan tulisan tangan dapat dipalsukan, dan Anda tidak akan menjadi lebih bijak. Namun, dengan tanda tangan elektronik, Anda dapat melacak siapa yang menandatangani dokumen tersebut dan menemukan informasi dan data seputar tanda tangan tersebut. Sebagai catatan tambahan, banyak perangkat lunak tanda tangan elektronik seperti SigningCloud dilengkapi dengan fitur enkripsi yang membuat dokumen Anda lebih aman daripada salinan fisik. Anda dapat mengunci dokumen ini dan memastikan hanya pihak terkait yang dapat melihat tanda tangan dan dokumen, menghemat waktu dan sumber daya Anda dengan menjauhkan dokumen sensitif dari pengintaian.
6. Tanda Tangan Elektronik Membutuhkan Keahlian Teknis Yang Signifikan
Tampaknya tanda tangan elektronik sulit untuk digunakan atau diadaptasi, tetapi kenyataannya tidak demikian. Anda atau perusahaan Anda tidak harus menjadi pengadopsi awal teknologi inovatif untuk mulai menggunakan tanda tangan elektronik dalam bisnis Anda. Yang Anda butuhkan hanyalah gadget yang Anda gunakan untuk bekerja, dan Anda akan dapat membuat, menggunakan, menandatangani, dan mengelola dokumen yang ditandatangani secara elektronik dengan mudah. Ini karena perangkat lunak penandatanganan elektronik semuanya dilakukan dari aplikasi. Dengan cara yang sama, Anda mungkin menyiapkan dokumen Word untuk kontrak Anda, lalu menempelkan catatan tempel di tempat yang harus ditandatangani orang. Anda dapat melakukan hal yang sama dengan platform tanda tangan elektronik.
7. Anda Membutuhkan Komputer Untuk Menandatangani
Salah satu mitos tanda tangan elektronik terbesar adalah Anda atau mitra Anda hanya dapat mengakses dan menandatangani dokumen di desktop atau komputer. Meskipun itu mitos yang sangat kuat, itu tidak lagi benar. Manfaat terbesar untuk menggunakantanda tangan elektronik adalah bahwa dokumen dapat diaksesdan ditandatangani secara elektronik di mana saja, di perangkat apa saja. Ini memberi ketenangan pikiran bagi penanda tangan bahwa mereka dapat mengakses dokumen penting dari ponsel, tablet, atau desktop mereka dari jarak jauh, memungkinkan penandatangan untuk menandatangani dan mengirimkan dokumen ke perusahaan dengan cepat.
8. Anda Harus Mengeluarkan Banyak Uang Untuk Tanda Tangan Elektronik
Banyak perusahaan mungkin takut bahwa platform tanda tangan elektronik itu mahal dan hanya menambah biaya tambahan yang bisa mereka hemat. Namun, yang terjadi justru sebaliknya yaitu tanda tangan elektronik sebenarnya dapat menghemat uang bisnis Anda. Saat Anda mengadopsi platform penandatanganan elektronik, Anda dapat menghapus biaya overhead seperti kertas, penanganan dan transportasi dokumen, dan bahkan penyimpanan untuk dokumen fisik. Dengan satu langganan ke platform penandatanganan elektronik, Anda mendapatkan semua ini dengan biaya yang sangat murah untuk mengumpulkan tanda tangan dan memelihara dokumen secara fisik.
9. Beberapa Tanda Tangan Elektronik Tidak Dapat Dikelola
Saat Anda mengadopsi platform tanda tangan elektronik yang tepat, Anda dapat dengan mudah mengelola beberapa tanda tangan elektronik pada dokumen apa pun. Dan lebih dari itu, Anda dapat berkolaborasi pada dokumen ini bahkan sebelum dokumen tersebut siap untuk ditandatangani, menjadikannya lebih efisien dan efektif untuk tim Anda. Anda juga akan merasa tenang mengetahui bahwa setiap penanda tangan akan melalui proses eKYC yang sama untuk memverifikasi dan memvalidasi identitas mereka, menjadikannya pilihan yang lebih aman daripada alternatif lainnya.
10. Tanda Tangan Elektronik Hanyalah Sebuah Tren
Ketika hal-hal baru yang keren seperti alat praktis diperkenalkan, mereka dapat menjadi viral di berbagai platform, terutama online. Namun, biasanya, beberapa dari tren ini mati dan dengan cepat digantikan oleh yang baru saat internet beralih ke hal besar berikutnya. Beberapa perusahaan berpendapat bahwa tanda tangan elektronik akan mengikuti tren serupa. Namun, tidak seperti tren yang cenderung gagal, tanda tangan elektronik adalah masa depan dan masa kini. Mereka memiliki manfaat fungsional untuk bisnis dan perusahaan, terutama saat kita menyesuaikan diri dengan normal baru. Jadi meskipun tren teknologi yang lebih baru dan lebih bersinar di masa depan, perangkat lunak fungsional seperti ini akan selalu mendapat tempat dalam proses bisnis kami.
Kesimpulan
Artikel ini menyebutkan mitos tanda tangan elektronik yang paling umum yang menghentikan bisnis mengadopsi alat bermanfaat ini. Namun, kami berharap, dengan mengungkap fakta seputar mitos tersebut, bisnis Anda bisarangkul tanda tangan elektronik sebagai salah satu cara terbaik untuk merampingkan pekerjaan Andaproses dan meroketnya produktivitas dan keamanan.
10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum– Lingkungan kerja telah mengalami banyak perubahan bentuk dalam beberapa tahun terakhir, dengan pengaturan ketenagakerjaan jarak jauh dan hibrid sekarang dianggap sebagai norma setelah perubahan pola pikir yang disebabkan oleh pandemi. Banyak organisasi beralih ke tanda tangan elektronik untuk merutekan dan menandatangani dokumen dari jarak jauh.
10 Pertanyaan Tanda Tangan Elektronik Paling Umum
signaturebar– Namun, beberapa mungkin masih ragu untuk beralih ke tanda tangan elektronik atau memiliki pertanyaan tentang cara kerja tanda tangan elektronik. Kami membagikan pertanyaan yang paling sering diajukan tentang tanda tangan elektronik, dan tanggapan kami terhadapnya, untuk membantu pengguna lebih memahami teknologi yang mendorong proses kontrak yang lebih nyaman, berkelanjutan, dan efisien.
1. Seberapa mudah menandatangani dokumen di organisasi saya?
Kueri ini bergantung pada sejumlah faktor internal, termasuk teknologi saat ini yang ada, dan jumlah pekerjaan yang masih diselesaikan secara manual. Mereka yang menggunakan proses tradisional, seperti mencetak, mengirim surat, menandatangani, dan memindai salinan kertas, mungkin menganggap proses tersebut tidak perlu membosankan.
Jika pengumpulan tanda tangan manual adalah pendekatan standar organisasi Anda, hal itu kemungkinan membuat prosesnya lebih menantang daripada yang seharusnya. Menggunakan solusi tanda tangan elektronik dapat membantu mempercepat dan menyederhanakan proses, sekaligus menawarkan visibilitas kepada karyawan tentang kemajuan dokumen saat ditandatangani.
2. Mengapa organisasi saya harus mulai menggunakan tanda tangan elektronik?
Manfaat umum penerapan tanda tangan elektronik mencakup peningkatan keamanan, produktivitas, dan kecepatan. Sebagian besar orang yang kami survei melaporkan mengalami lebih dari satu manfaat signifikan, termasuk peningkatan pengalaman pengguna, peningkatan pendapatan, dan dampak lingkungan. Faktanya, 80% dokumen yang dikirim menggunakan DocuSigneSignature diselesaikan dalam waktu kurang dari 24 jam.
3. Bagaimana jika pelanggan saya tidak mau menandatangani secara elektronik?
Untungnya, sebagian besar pelanggan sudah memiliki pengalaman positif dengan tanda tangan elektronik. Pemimpin di bidang ritel, perbankan, real estat, dan industri lainnya telah membuka jalan bagi pengalaman digital tepercaya, membantu pelanggan menerapkan proses yang sederhana dan efisien.
4. Apakah tanda tangan elektronik lebih aman daripada tanda tangan kertas?
Ya. Teknologi ini sangat kuat sehingga telah diterima secara luas di industri dengan standar keamanan paling ketat , termasuk layanan kesehatan, keuangan, dan pemerintahan. Tanda tangan elektronik juga jauh lebih sulit untuk dipalsukan daripada tanda tangan tinta dan kertas karena secara otomatis membuat catatan aktivitas elektronik yang dapat diakses jika diperlukan audit.
5. Bagaimana jika perusahaan saya memiliki peraturan keamanan dan privasi yang ketat?
Jika itu masalahnya, tanda tangan elektronik akan sangat cocok. Platform mereka menawarkan alat yang diperlukan untuk menyesuaikan alur kerja dan mengelola kepatuhan. Alat tanda tangan elektronik juga mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen kepatuhan.
6. Apakah tanda tangan elektronik legal untuk perjanjian yang saya kirim dan tandatangani?
Tanda tangan elektronik telah diakui secara hukum di lebih banyak negara selama beberapa dekade. Tanda tangan elektronik diakui secara hukum di Australia dan disediakan oleh Electronic Transactions Act of 1999 (Cth) (“ETA”) dan peraturan pelaksanaannya, Electronic Transactions Regulations 2000 (Cth) (“ETR”), di tingkat federal sebagaimana serta oleh berbagai undang-undang dan peraturan Negara Bagian dan Wilayah di tingkat lokal.
Undang-undang serupa telah diberlakukan di Inggris dan Uni Eropa. DocuSign mengelola basis data panduan legalitas global terkait undang-undang tanda tangan elektronik.
7. Bisakah kita membeli tanda tangan elektronik?
Mungkin pertanyaan yang lebih baik adalah, dapatkah Anda melewatkannya? Berinvestasi dalam teknologi tanda tangan elektronik dengan cepat mengurangi biaya dan mempercepat waktu untuk memperoleh pendapatan, dengan banyak pengguna melaporkan dampak positif pada laba dalam waktu kurang dari dua tahun.
8. Bisakah saya mengaturnya sendiri?
Saat memilih penyedia tanda tangan elektronik, penting untuk memilih penyedia yang menawarkan pelatihan dan dukungan untuk memastikan penerapan yang berhasil. Dengan sistem yang tepat, sebagian besar pengguna tanda tangan elektronik merasa siap untuk melakukan transisi digital.
9. Apakah alat tanda tangan elektronik dapat terintegrasi dengan alat penting lainnya?
DocuSign menyadari bahwa salah satu strategi terpenting untuk menerapkan solusi tanda tangan elektronik dengan sukses adalah mengintegrasikannya dengan alat yang sudah digunakan orang. Itu sebabnya kami menawarkan lebih dari 350 integrasi, termasuk dengan Microsoft, Salesforce, Zoom, dan Apple.
10. Bagaimana saya bisa membuat atasan saya mendukung adopsi tanda tangan elektronik?
Sebagai permulaan, bagikan informasi yang telah Anda pelajari tentang keamanan dan legalitas tanda tangan elektronik. Selanjutnya, fokuslah pada cara agar tanda tangan elektronik dapat menggantikan langkah-langkah yang sia-sia dalam alur kerja tanda tangan Anda yang sudah ada.
Strategi lain yang bermanfaat adalah berbagi informasi tentang pengalaman yang dialami pengguna tanda tangan elektronik. Mereka memperkirakan bahwa tanda tangan elektronik 45% lebih cepat daripada tanda tangan tinta dan kertas .
Sertifikat Digital untuk Tanda Tangan Elektronik: 5 Hal yang Perlu Anda Ketahui– Tanda tangan elektronik telah menjadi bentuk tanda tangan yang diakui secara hukum selama lebih dari dua puluh tahun. Namun, adopsi yang meluas baru dimulai dalam beberapa tahun terakhir. Pada tahun 2021, 95% bisnis melaporkan bahwa mereka telah menggunakan tanda tangan elektronik atau telah mengadopsi rencana.
Sertifikat Digital untuk Tanda Tangan Elektronik: 5 Hal yang Perlu Anda Ketahui
signaturebar– Di antara bisnis yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik, dua pertiga mengadopsi praktik tersebut dalam dua tahun terakhir. Dalam periode pertumbuhan pesat baru-baru ini, bisnis telah melihat manfaat dari sertifikat tanda tangan digital dan verifikasi tanda tangan elektronik untuk efisiensi dan keamanan.
Tanda tangan elektronik mengurangi waktu pemrosesan dokumen rata-rata 45% .
54% pengguna tanda tangan elektronik melaporkan siklus transaksi yang lebih cepat.
Setelah adopsi yang meluas selama pandemi Covid-19, 69% responden lebih memilih tanda tangan elektronik daripada penandatanganan langsung dan menganggap prosesnya lebih aman.
Untuk memanfaatkan komponen penting dari manajemen aset digital di kantor Anda, penting untuk memahami cara kerja tanda tangan elektronik. Dalam panduan ini, Anda akan mendapatkan pemahaman teknis yang lebih baik tentang sertifikat digital dan bagaimana penerapannya pada tanda tangan elektronik.
Apa itu Sertifikat Tanda Tangan Digital?
Sertifikat tanda tangan digital juga disebut sertifikat kunci publik adalah sejenis teknologi kriptografi yang dapat diterapkan pengguna pada tanda tangan elektronik untuk secara resmi mengaitkan penandatangan dengan dokumen. Sertifikat digital menggunakan format standar yang disebut infrastruktur kunci publik (PKI) untuk mengkodekan catatan elektronik tanda tangan termasuk identitas penandatangan dan pihak yang disebutkan serta waktu penandatanganan berlangsung.
Public Key Infrastructure
PKI adalah solusi kriptografi untuk masalah sulit berkomunikasi secara aman dan pribadi di jaringan publik yang tidak aman. Dalam praktiknya, PKI bekerja dalam empat langkah yang meliputi:
Pengirim
Penerima
Otoritas pendaftaran Otoritas, dalam hal ini, biasanya adalah perusahaan pihak ketiga seperti IdenTrust atau DigiCert. Beberapa organisasi besar bertindak sebagai otoritas pendaftaran dan sertifikasi mereka sendiri.
Otoritas sertifikasi
Otoritas verifikasi
Untuk membuat sertifikat tanda tangan digital untuk dokumen atau aset lainnya, pengirim mengajukan permintaan ke otoritas pendaftaran. Jika otoritas pendaftaran menyetujui permintaan tersebut, otoritas sertifikasi mengeluarkan kunci kriptografik pribadi kepada pengirim dan kunci publik kepada otoritas verifikasi. Jika otoritas verifikasi mengonfirmasi kunci yang didekripsi, itu memvalidasi dan mengonfirmasi tanda tangan untuk penerima.
Teknologi kriptografi PKI tidak hanya berlaku untuk sertifikat tanda tangan digital. Ini juga merupakan standar untuk verifikasi identitas ujung ke ujung lainnya seperti penjelajahan web yang aman, pengamanan email, dan keamanan lalu lintas jaringan. Untuk manajemen dokumen yang aman , sertifikat digital berkemampuan PKI memberikan standar kepercayaan tertinggi untuk tanda tangan elektronik.
Jenis Tanda Tangan Digital
Ada tiga jenis tanda tangan digital yang berbeda dalam persyaratan validasi dan kasus penggunaan hukum.
Kelas 1: Memberikan keamanan PKI minimum hanya dengan menggunakan email dan nama pengguna. Tanda tangan digital kelas 1 tidak dapat membuat dokumen legal .
Kelas 2: Memverifikasi identitas penandatangan dalam database yang ada. Tanda tangan digital kelas 2 biasanya digunakan untuk e-filing dokumen terkait pajak seperti SPT dan SPT layanan.
Kelas 3: Mengharuskan pihak dan organisasi penandatangan untuk memverifikasi identitas mereka secara langsung dengan otoritas sertifikasi sebelum mengeluarkan tanda tangan apa pun. Kasus penggunaan paling umum untuk tanda tangan digital Kelas 3 termasuk pengajuan pengadilan, lelang elektronik, dan tiket elektronik.
5 Hal yang Perlu Diketahui Tentang Sertifikat Tanda Tangan Digital
Terlepas dari seberapa luas Anda ingin memasukkan sertifikat tanda tangan digital ke dalam proses Anda, ada beberapa fakta penting yang perlu diingat.
1. Tanda Tangan Elektronik Bersertifikat Digital bukan Tanda Tangan yang Dipindai
Berdasarkan hukum AS, tanda tangan elektronik dapat berupa simbol, proses, atau suara elektronik apa pun yang terkait dengan dokumen atau kontrak yang mengomunikasikan maksud untuk ditandatangani. Komunikasi dan catatan niat menghabiskan ruang lingkup hukum tanda tangan elektronik. Niat dalam kasus ini mengikat secara hukum.
Di sisi lain, sertifikat digital yang merupakan semacam tanda tangan elektronik berfungsi lebih seperti sidik jari. Ini mencatat lebih dari niat. Ini mengidentifikasi pihak, tindakan, waktu, dan tempat. Kunci yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi dapat membuktikan di pengadilan jika perlu untuk setiap perubahan selanjutnya pada dokumentasi.
2. Sertifikat Tanda Tangan Digital Mengurangi Risiko Pemalsuan, Duplikasi, dan Penyalahgunaan
Kunci publik yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi dalam sertifikat tanda tangan digital bertindak seperti notaris dalam verifikasi dokumen tradisional. Kedua belah pihak selalu dapat memverifikasi keaslian dokumen bersertifikat yang tidak berubah dengan kunci yang dikeluarkan.
Untuk mengkompromikan sertifikat tanda tangan digital memerlukan pelanggaran keamanan dari pemegang kunci lainnya dan otoritas sertifikasi. Ini secara radikal mengurangi risiko pemalsuan, duplikasi, atau perubahan yang melanggar hukum.
3. Mengadopsi Tanda Tangan Digital Mengurangi Kesalahan Dokumentasi
Karena otoritas sertifikasi memverifikasi semua bidang yang diperlukan nama, inisial, pihak terkait – dokumen yang ditandatangani secara digital mengandung lebih sedikit kesalahan. Perusahaan melaporkan pengurangan rata-rata 80% dalam kesalahan dokumen dengan tanda tangan digital.
4. Tanda Tangan Digital Mengurangi Biaya Kertas dan Bahan Lainnya
Bisnis yang mengganti proses kertas dengan tanda tangan digital dapat mengurangi biaya berulang untuk kertas, pengiriman, dan penyimpanan. Untuk sebagian besar organisasi menengah hingga tingkat perusahaan, pengurangan biaya mencapai penghematan 55-78% per tahun.
5. Pandemi Covid-19 Menyebabkan Pertumbuhan Cepat di Pasar Tanda Tangan Digital Global
Pasar tanda tangan digital global telah menunjukkan tingkat pertumbuhan tahunan majemuk berkelanjutan (CAGR) sebesar 36,1% sejak tahun 2020. Nilai pasar total diperkirakan akan tumbuh dari $4,05 miliar pada tahun 2022 menjadi $35,03 miliar pada tahun 2029. Sekitar 58% pemimpin bisnis mengaitkan pertumbuhan tersebut penggunaan tanda tangan digital untuk pembatasan Covid-19 sementara tetapi telah mengamati peningkatan 40% dalam kepuasan pelanggan dalam prosesnya.
Manajemen Dokumen yang Efisien Dengan FileCenter
FileCenter menyediakan bisnis dari semua ukuran solusi perangkat lunak manajemen dokumen satu atap yang komprehensif. Dengan fitur bawaan untuk penandatanganan digital, pengeditan PDF, dan aturan penamaan yang telah ditentukan sebelumnya, FileCenter dapat secara radikal mengatur ulang alur kerja dokumen Anda dan meningkatkan kualitas dan efisiensi keseluruhan dalam proses manajemen dokumen Anda.
